Tips To Become More Efficient, life/work

Essi's

(English below)

1. Unohda ajatus "Teen sen myöhemmin"

Et voi kutsua itseäsi tehokkaaksi jos olet kaiken kanssa aina myöhässä. Kuinka helposti sitä kuitenkin ajatteleekaan tekevänsä joitain asioita vähän myöhemmin, tai lykkää jotain seuraavalle päivälle. Tämä on kuitenkin tehokkuuden kannalta virhe heti alkujansa. Huomasin itse työtavoissani, ja työpöydän siisteydessä, huomattavan muutoksen kun muutin ajatustapaani tämän suhteen. Usein kasasin tehtäviä asioita ja käsiteltäviä dokumentteja työpöydälleni, jolloin tekemisen määrä tuntui yleensä loputtomalta. Kun otat jokaisen eteesi tulleen asian samantien käsittelyyn, voin kokemuksesta sanoa että kiireen tuntu vähenee huomattavasti ja mielesi kevenee, kun työpöytäsi ei täyty tehtävistä asioista. Sama pätee tietysti kotiaskareisiin. Hoida kotiaskareet, niin arkiset asiat kuin vuosittaiset esimerkiksi autohuollot, heti kun ajatus asiasta juolahtaa mieleesi. Huomaat taatusti saavasi huomattavasti enemmän aikaiseksi poistamalla mielestäsi ajatuksen "teen sen myöhemmin" kokonaan.

2. Ole läsnä hetkessä

Tämä osittain jatkona edelliseen. Kun keskityt tekemiseen ja teet asiat samantien, olet läsnä juuri siinä hetkessä. On myöskin tärkeää pystyä keskittyä hetkeen. Jos sinulla on tärkeä palaveri edessäsi, mikä vaatii keskittymistäsi esimerkiksi tuntia etukäteen, tee ainakin seuraavat toimenpiteet: laita puhelimesi äänettömälle, poista sähköposti-ilmoitukset näytöltäsi ja sulje työovesi. Näin pystyt keskittymään tärkeimpään. Sähköpostit voivat taatusti odottaa muutaman tunnin ennen niiden läpikäymistä. Sama pätee henkilökohtaiseen elämään. Kun tapaat ystäviäsi tai vietät aikaa perheesi kanssa, jätä puhelimesi laukkuun ja yritä unohtaa muut mielessä pyörivät asiat. Saat hetkestä huomattavasti enemmän irti. Soitat vastaamattomat puhelut takaisin sitten kun sinulla on hyvä hetki. Tiivistettynä: kun olet töissä, ole töissä, ja kun olet kotona tai ystäviesi kanssa, ole heidän kanssaan. Keskity hetkeen, ja ole läsnä hetkessä.

3. Tee suunnitelmia

Niin päivä, viikko, kuukausi kuin vuositasollakin. Jos sinulla on monta asiaa hoidettavana yhdelle päivälle koostuen niin koti- kuin työasioistakin, saat päivästäsi huomattavasti sujuvamman kun suunnittelet niiden kulun etukäteen. Kuinka muuten voisit mitata tehokkuuttasi? Aloita joka aamu tekemällä lista päivän prioriteeteista. Konkreettinen lista pysyy mukanasi koko päivän muistuttaen päivän tärkeistä asioista. Näin ne eivät pääse vahingossakaan unohtumaan.

4. Ota kalenteri ja muistivihko käyttöösi

Lisäyksenä edelliseen; kirjoita asiat ylös. Olen maininnut tämän aiemminkin, mutta on ehdottoman tärkeää kirjoittaa päivän askareet, kauppalistat, työtehtävät ja tapaamiset ylös, jotta elämäsi pysyy organisoituneena ja järjestelmällisenä. Näin vältytään myös ikäviltä unohduksilta ja sekalaiselta ja päämäärättömältä tekemiseltä.

5. Pidä ympäristösi siistinä

Mielestäni englanninkielestä löytyy tähän osuva sanonta: mess creates stress. Ja näinhän se menee. Kun pidät kotisi ja työympäristösi yleisesti siistinä, säästät itsesi pieniltä paniikkikohtauksilta, kun joku asia pitäisi kiireessä löytää. Muutaman sekunnin asia voi äkkiä viedä vartin ajastasi, kun et kerran ole laittanut tavaroita paikalleen. Sama asia pätee muun muassa autoosi, käsilaukkuusi, lompakkoosi, tietokoneeseesi ja puhelimeesi.

6. Ota ja järjestä aikaa itsellesi

Itselleen aikaa ottaminen on erityisen tärkeää. Jokainen meistä tarvitsee omaa aikaa ollakseen tehokkaampia niin töissä kuin arkielämässäkin. Se myös parantaa elämäsi laatua huomattavasti. Usein kiireisen arjen keskellä viimeisin asia mielessä on pysähtyä ja vaikka lukea kirjaa, mutta se olisi kuitenkin sinulle itsellesi erityisen tärkeää. Olet itse tärkein. Miten voisit hoitaa työsi tai esimerkiksi perhe-elämäsi hyvin ja tehokkaasti, jos et itse ole menossa täysillä mukana? Niin. Järjestä aikaa itsellesi. Kirjoita myös tämä ylös kalenteriisi. Päiväsi sujuvat huomattavasti kevyemmin, kun tiedät että illasta tai aamusta tietty aika on pyhitetty vain sinulle itsellesi.

7. Erota työ- ja henkilökohtainen elämäsi

Ja viimeisimpänä viitaten oikeastaan jokaiseen ylempään kohtaan: pidä työt töissä ja oma elämä työpaikan ulkopuolella niin hyvin kuin vain mahdollista. Kun teet työsi tehokkaasti työtuntiesi aikana, voit hyvillä mielin keskittyä omiin harrastuksiisi ja läheisimpiisi työajan ulkopuolella. Tästä hyötyvät niin työsi kuin henkilökohtainen elämäsi.

 

Tehokasta tiistaita!

 

/

1. Forget the thought "I'll do it later"

You cannot call yourself efficient if you're always late with everything you do. It is too easy to think about skipping some tasks and thinking about doing them later on or even the next day. However, this is a big mistake when it comes to efficient life. I noticed a huge difference in my ways to work after I changed my thoughts about this. When you really focus in this sentence "I'll do it later" and realize how bad and unefficient way to do things it is, it'll pop into your mind in a negative way next time you're trying to even think to do so. I'll promise you won't be able to skip anything after that anymore. I used to pile up to-do-lists and papers in my workdesk, which caused me thinking too often that I was overloaded with work. Even when I was really not. It just felt like that because these little things were waiting me to do something for them. My tip is to try to do everything right away when it comes to you. If you remember that you have to write an email for someone, do it right away. Don't make a little post-it note about it and skip it for later, but instead do it right away. Already here you save so much time. Same things with household chores. Use the power of making this tip's sentece negative in your home too.

2. Be present in the moment

When you're focusing on the things you do and do tasks immediately when you get them, you are present in the moment. It is also very important to be able to focus on the moment despite only being in the moment. If you have an important meeting ahead of you which needs your full attention for example an hour before the actualy meeting, take that time to focus on only to the things you will go through in that meeting. Close your e-mail, put your phone on a silent mode and shut down all the notifications you may have on your computer or your phone. Then you have the possibility to focus on to the most important things you have ahead of you. E-mails can wait couple of hours before you go them through. This all aligns to your personal life too. When you're meeting your friends or spend time with your family, leave your phone and work things out of those situations. You get so much more out of those moments that way. As a conclusion: work when you have to work, and spend time with your closest ones when it's the time for that. Do not mix these up.

3. Make plans

Make plans of your days, weeks, months and years. If you have many things to do in one day, at work and at home, you will make so much more out of one day when you plan it ahead. How could you measure you efficiency if not doing so? Start your every morning by making a list of priorities for that day. And take that list with you everywhere you go. This way you can mark the things you get done during the day, and you will not have the chance to miss or forget something.

4. Use calender and notebook

As an addition to the tip number three, write things down. Put your meetings into your calender and make those to-do-lists to your note-book. This way your life will be so much more organized and systematic. This way you also minimize the chance of forgetting something very important and you also end up doing everything much more effectively.

5. Keep you enviroment clean and organized

Mess creates stress. That's how it goes. When you keep your home and workdesk clean and things organized, you save yourself from these little panic attacks when you already should be on the go and cannot find something because you haven't put it onto its place the last time. Few second task can easily turn into fifteen minute task when your home or workplace has turned into a mess. The same thing applies also to your phone, purse, wallet, car and computer. 

6. Take time for yourself

This is probably on of the most important things here. You yourself will always be the most important, so treating yourself that way is obviously very needed too. Take the time in your everyday life to do what you love. Even an hour a day can make miracles. I also recommend you to write this time into your calender also. Then you have that time there waiting for you. I bet the whole day will be spent in a lighter mind when you have some me-time waiting there.

7. Keep your work and personal life separately

And lastly, keep your work things at work and your personal life outside work as much as possible. When you do your work during the working hours you end up being much more achieving in your personal life too. 

 

Have an efficient Tuesday!

 

x E

Share

Kommentit

vilhelmiinah
VILHELMIINA H.

Juuri tälläisiä oppeja noudatan minäkin <3
Hyvä postaus kaikille luettavaksi!

Essi's
Essi's

Kiitos kommentistasi Vilhelmiina <3 Ihanaa päivää!

vilhelmiinah
VILHELMIINA H.

Samoin!! ❤️

Hanna K
Sunday Blondie

Nämä vinkit tarjoavat kyllä hyvän ohjenuoran tehokkaaseen työskentelyyn! Pyrin näitä itsekin noudattamaan, mutta toisinaan pahimman kiireen keskellä jotkin kohdat voivat ontua. Kalenteri on itselleni aivan ehdoton, muuten en muistaisi mitään :--D Pyrin myös varaamaan kalenterista jo etukäteen työskentelyaikaa erilaisille projekteille. Mutta tässäkin on hyvä muistaa joku tolkku: mielestäni kalenteria ei kannata tunkea liian täyteen, pitää jättää myös aikaa inspiroitumiselle tai rästiin jääneiden töiden hoitamiselle. :--)

Essi's
Essi's

Tuossa kalenterin käyttöön liittyvässä asiassa olet kyllä aivan oikessa! Kai se on juuri sitä tasapainoittelua, täytyy tietää mitä kannattaa priorisoida milloinkin :)

Eena (Ei varmistettu) http://www.chrisandeena.com/

Yes yes yes to taking care of yourself! Self-care is so important and we should all do it more often.

☼ <a href="http://www.chrisandeena.com/" rel="nofollow">cabin twenty-four</a>

Essi's
Essi's

Right! Self-care is such an important and interesting topic I think :)

Olipas hyvä postaus! Näitä oppeja koetan itsekin noudattaa :)

Essi's
Essi's

Kiitos Lilja! :) 

Kommentoi

You must have Javascript enabled to use this form.