Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta

Ladataan...

Syvää hiljaisuutta on kestänyt koko viikon. Urakoitsija ei ole vastannut esittämiini kysymyksiin, kuitannut lähettämiäni asiakirjoja vastaanotetuiksi tai edes kommentoinut huomautustani siitä, että joku oli eräänä päivänä tullut avaimilla vuokralaistemme asuntoon ja jättänyt ulko-oven auki, vaikka koko remontti ei ole vielä alkanut kyseisessä asunnossa. Vähän tsemppausta, hei! Miten olisi sellainen ajatusleikki, että me olisimme vähän niinkuin maksavia asiakkaita, ja viestintä hoidettaisiin sen mukaisesti?

Kommunikointi ei ehkä ole rakennusfirman ydinosaamisaluetta, mutta eikö tarjous- ja sopimusprosessien luulisi olevan aika olennainen osa yrityksen liiketoimintaa? Oman käsitykseni mukaan homman kuuluisi edetä kutakuinkin näin:

  1. Asiakas määrittelee myyjälle vaatimuksensa
  2. Myyjä tekee asiakkaalle tarjouksen
  3. Jos asiakas ei hyväksy tarjousta sellaisenaan, hän ilmoittaa myyjälle tarvittavista muutoksista
  4. Myyjä arvioi muutospyynnöt ja tekee asiakkaalle uuden tarjouksen
  5. Asiakas hyväksyy tarjouksen ja molemmat osapuolet allekirjoittavat töitä koskevan sopimuksen
  6. Työt alkavat sopimusten mukaisesti.

Todellisuudessa prosessi on mennyt näin:

  1. Asiakas määrittelee myyjälle vaatimuksensa
  2. Myyjä tekee asiakkaalle tarjouksen osasta töistä ja listaa tarjoukseen avoimia kysymyksiä
  3. Asiakas ei hyväksy tarjousta sellaisenaan ja ilmoittaa myyjälle tarvittavat muutokset ja täsmennykset
  4. Myyjä kehottaa asiakasta tekemään itse tarvittavat muutokset tarjoukseen
  5. Asiakas tekee muutokset ja lähettää tarjouksen korjattuna myyjälle. Koska muutoksia on paljon, asiakas pyytää myyjää tekemään uuden tarjouksen.
  6. Myyjä vastaa: "Ok, katson"
  7. Työt alkavat
  8. Viikon päästä asiakas kysyy myyjältä tarjouksen perään
  9. Myyjä vastaa, että asiakkaan tekemät muutokset ovat OK, ja asiakas voi allekirjoittaa sen version, johon hän teki itse korjauksensa
  10. Asiakas tulostaa korjatun tarjouksen, tekee siihen käsin vielä muutamia korjauksia ja allekirjoittaa paperit
  11. Asiakas skannaa allekirjoittamansa tarjouksen PDF:ksi ja lähettää sen myyjälle
  12. Myyjä ei vastaa viestiin.

Vielä en osaa sanoa, miten prosessi jatkuu ja miten urakoitsija lisää tarjoukseen oman puumerkkinsä. Se on kuitenkin varmaa, että kommunikointi ei voi jatkua tähän malliin, sillä listalla on niin monta asiaa, joista meidän pitäisi vielä sopia urakoitsijan kanssa. Ehkä meidän pitää järjestää viikottaiset statuspalaverit työnjohtajan kanssa.

Share
Ladataan...

Kommentit

Onnellinenolla

Kiitos teidän, mä en kyllä ikinä ala tekemään mitään remonttia minkään sellasen tahon kanssa, minkä valintaan en ole voinut yksimielisesti vaikuttaa.

Godspeediä, sitä te tarviitte... ja hyviä hermoja.

Aina on tietysti parasta, jos kuulee joltain tutulta omakohtaisista kokemuksista tietyn firman kanssa. Silloinkin on muistettava, että valitettavan usein tämän kaltaiset asiat ovat kiinni niistä yksittäisistä henkilöistä, jotka edustavat yritystään. Niin ei tietenkään pitäisi olla, vaan jos urakoitsijalla on hyvät referenssit, asiakkaan pitäisi olla varma, että toiminta on yhtä laadukasta riippumatta projektipäälliköstä tai työnjohtajasta. Voihan olla, että meidän taloyhtiömme on niin iso ja projekti niin laaja, että heillä ei yksinkertaisesti  riitä resurssit projektin läpivientiin. Keittiöremonttiin liittyvien lisätöiden tekijän voimme sentään valita itse. Muutamat kaverit ovat jo vinkanneet omista luottoremppaajistaan.

Kommentoi

Ladataan...