Teetkö työsi väärin? Jatka vain

Toimitus


Hyvä työntekijä hoitaa asiat keskittyneesti Facebookia vilkuilematta eikä lykkää hommiaan. Väärin. Tässä tulevat toimistotyöläisen neljä uutta sääntöä.


1. Katso kissavideo

Kirjoitat sähköpostia viisi minuuttia, juttelet seuraavat viisi työkaverin kanssa ja suunnittelet pikaisesti palaveria ennen kuin palaat taas viideksi minuutiksi sähköpostin ääreen. Kuulostaako tutulta? Hyvä, jatka samaan malliin!

Vaikka asioiden puljaaminen sikinsokin saattaa tuntua sekavalta – ja on kaiken lisäksi mindfulnessia ja seesteisyyttä korostavan ajan hengen vastaista – se on juuri sitä, mitä aivosi tekevät parhaiten. Aivot eivät automaattisesti keskity yhteen asiaan kovin kauan. On ihanaa päästä flowtilaan vaikkapa kirjoittaessa tai maalatessa, mutta harvalle tapahtuu tätä töissä joka päivä, ei välttämättä edes joka viikko.

Ihmisen työmuisti on rajallinen: sinne mahtuu viidestä seitsemään asiaa kerrallaan. Kiireisen virkamyyrän työmuisti voi olla niin kuormittunut, että se muistuttaa lopulta dementoituneen mummon päätä.

Vinkki: Kun yrität ratkoa töissä monimutkaista asiaa, kuormittunut työmuisti kannattaa nollata välillä. Tämä onnistuu, kun pidät pienen tauon ja suuntaat ajatuksesi jonnekin ihan muualle, vaikkapa Facebookiin tai hassuihin eläinvideoihin. Kun työmuisti on buutattu, pystyt taas tekemään töitä tehokkaasti.


2. Jätä asiat viime tinkaan

Prokrastinaatiota eli asioiden lykkäämistä on kahta tyyppiä. Ensinnäkin on adaptiivista eli sopeutumista edistävää lykkäämistä: Kun sinulle on selvää, mitä sinun pitää tehdä ja miten, tehtävä muhii alitajunnassasi, vaikket ajattelisikaan sitä aktiivisesti koko ajan. Deadlinen lähestyessä aivosi sähköistyvät ja saat tehtyä tehokkaasti hyvää jälkeä.

Jos tiedät kokemuksesta, että selviydyt sinulle annetusta tehtävästä viime tingassakin tarpeeksi hyvin, sen lykkäämisestä ei kannata ahdistua. Tällöin et myöskään tee ylilaatua eli käytä yhteen asiaan liikaa aikaa muiden hommien kustannuksella. Viime tinkaan jättäminen voi siis olla myös merkki hyvästä priorisoinnista.

Toinen prokrastinaation laji on vitkuttelu, joka tekee elämästä vaikeaa: et vain saa jotain asiaa hoidetuksi, vaikka pitäisi. Kokeile lääkkeeksi kahta keinoa: Esimerkiksi työaikaraportin täyttämistä edistää pieni sosiaalinen paine. Pyydä työkaveria muistuttamaan sinua raporttiohjelman avaamisesta – tai vielä parempaa, tehkää homma yhdessä. Toinen toimiva keino on palkitseminen. Jotta potentiaalisesti ikävän asian hoitamiseen sisältyisi jotain kivaa, lupaa palkita itsesi after work -herkulla, kun homma on tehty.
 

3. Ylistä sotkua

Usein se, että paperit ja lappuset ovat työpisteellä sekaisin, on merkki siitä, että ihmisellä on töissä muutakin tekemistä kuin siivoaminen. Jos et ole ammatiltasi siistijä, olet tuskin päässyt nykyiseen työhösi siksi, että pidät paikat moitteettomassa järjestyksessä.

Jokaisella on oma käsityksensä työpöydän järjestyksestä. Osa ihmisistä löytää tärkeät paperit helpommin hallitun kaaoksen keskeltä kuin mapitussysteemistä. Saksalaistutkimuksen mukaan sotkuinen työpöytä voi jopa auttaa ihmistä ajattelemaan selkeämmin. Jos sotku alkaa häiritä, tee siivoamisesta miellyttävä rutiini käyttämällä perjantai-iltapäivisin vartti työpisteen järjestelyyn. Järkkäily toimii samalla merkkinä siitä, että viikonloppu alkaa.


4. Jahkaile päätöksissä

Kiireessä syntyy tutkitusti huonompia päätöksiä kuin ajan kanssa. Mitä enemmän muuttujia päätökseen sisältyy, sitä enemmän aikaa sen puntaroimiseen menee. Esimerkiksi mitä monipuolisempi valikoima kaupan juhlakenkähyllyssä on, sitä työläämpää päätöksen tekeminen on: klassinen musta vai kreisit värit? Korkea vai matala? Nahka vai mokka?

Päätöksentekoa voi helpottaa ottamalla aikalisä. Käy kesken shoppailukierroksen kahvilla, ja ajatus kirkastuu. Taukohetken hyödyt pätevät töissäkin: vessatauoilla, kahvinhakureissuilla ja jaloittelulla on väliä. Usein myös nukkuminen kirkastaa päätöstä, sillä nukkuessa aivot siivoavat ja järjestävät itseään. Samasta syystä väsyneenä on hankalampi tehdä päätöksiä kuin virkeänä.

Jos olet Excel-ihminen, nelikenttämallikin saattaa auttaa. Vaaka- eli x-akselilla vastakkain ovat pieni ja iso päätös, pysty- eli y-akselilla pieni ja suuri riski.  Jos mietit, lähdetkö töiden jälkeen lenkille vai et, päätös sijoittuu luultavasti pienen päätöksen ja pienen riskin kenttään, eli sitä ei kannata miettiä turhan pitkään. Jos taas teet työksesi sillan lujuuslaskelmia, kukaan tuskin suuttuu, jos harkitset päätöksiäsi pitkään.

Jos jahkailet joka ikistä päätöstäsi, lohduttaudu tällä: mitä pidempään elät, sitä enemmän kokemuksia päätöksistä saat. Silloin niiden tekeminen muuttuu helpommaksi.
 

Teksti Julia Thurén
Kuvitus Toni Halonen

 

Lue myös: Älä välttämättä tee mitä rakastat

 
Share

Kommentit

Saranda
Tyhjä ajatus

Tää oli ehkä yksi lohduttavimmista teksteistä pitkään aikaan. Enää ei ookaan niin luuseriolo vaikka teenkin n. kaikkia yllämainittuja asioita :-D

Toimitus
Toimitus

Jep :) Joskus tuntuu, että ihan eniten menee energiaa siihen, jos yrittää muokata työtavoistaan "oikeita".

yksiplusnolla
yksiplusnolla

Kohta 3. Tulen niin näyttämään tuota pomolle kun hän seuraavan kerran yrittää vienosti vinkata työpisteen siisteydestä ja sen vaikutuksesta yleiseen ilmapiiriin toimistolla...

I M S (Ei varmistettu)

Jos sinulle jatkuvasti huomautetaan sotkuisesta työpisteestä, ehkä sanojilla on sanoissaan jotain perää?

yksiplusnolla
yksiplusnolla

Ehkä! Hyvä näkökulma.

Toimitus
Toimitus

Tai sitten pomo mikromanageroi kaikkea :)

Looking for...

Luojan kiitos minulla on toimisto kotona :D Ainoa huono puoli siinä onkin sitten se, että ne perhanan kissavideot voivat ahmaista hieman liikaakin aikaa kun kukaan ei ole "käräyttämässä".

Kommentoi