5 vinkkiä ajankäytön optimointiin

Jyväskylässä järjestettiin aiemmin syksyllä opiskelijoille suunnattu Spotlight-tapahtuma, jonka yhteydessä osallistuin Jussi Venäläisen vetämään workshoppiin oman ajankäytön tehostamisesta. Tykkään itse kovasti organisoida asioita ja minua kiinnostaa kaikki, millä mahdollisesti voisi selkeyttää omaa ajanhallintaa ja tehostaa tekemistä. Koska olen melkoinen organisoinnin mestari, oli monet asiat workshopista jo tuttua, mutta joitain uusia seikkoja sieltäkin nousi esille.

Alla luettelen viisi vinkkiä, jotka mä olen kokenut hyödylliseksi oman ajankäyttöni tehostamisessa!

1. HERÄTTYÄSI OTA ITSELLESI HETKI, JOKA ON PELKÄSTÄÄN SINUA VARTEN

Kannattaa herätä ainakin puolitoista tuntia ennen kuin täytyy poistua kotoa. Tee rauhassa aamutoimet, syö aamupala ja suunnittele tulevaa päivää. Heräämistä auttaa se, että laitat herätyskellon kauas sängystäsi, jotta joudut nousemaan sitä sammuttaaksesi. Vaatii hetken tottua, mutta itsellä ainakin ajoissa heräämisen positiiviset puolet voittavat heräämisen ikävyyden. Tämä ei tarkoita kaikilla kello kuudelta heräämistä, vaan ylipäätänsä rauhallisen hetken ottamista ennen kuin täytyy sykkiä kohti hektistä maailmaa. 

Mitä mä teen aamuisin? Pyrin heräämään 6-7 välillä (toki riippuen siitä, monelta olen päässyt nukkumaan), pesen hampaat, laitan podcastin pyörimään, teen aamupalaa, tarkistan kalenterin ja meikkaan. Jos aikaa on useampia tunteja ennen kuin on tarve liikkua mihinkään, aloitan aamutoimien jälkeen päivän työt koneella. Olen huomannut, että blogipostausten luova puoli hoituu minulta parhaiten aamupäivällä. Työpäivän tehokkuuden optimointia on siis sekin, että tiedostaa, milloin on hyvä aika tehdä mitäkin tehtäviä.  

2. KALENTERI SISÄLTÄÄ KAIKKI HOIDETTAVAT ASIAT, JOTEN MIELESI ON VAPAA KESKITTYMÄÄN TÄHÄN HETKEEN

Fyysinen kalenteri on itselleni mieluinen, sillä tykkään kirjoittaa käsin. Mielestäni on helpompi jäsentää asioita, kun ne kirjoittaa fyysisesti ylös. Mikä tahansa kalenteri ei kuinkaan kelpaa. Olen opetellut myös sähköisen kalenterin käyttöön projektityön ohessa. Näenkin sen hyödyllisenä varsinkin silloin, kun samat aikataulut koskevat useampia ihmisiä. Lisäksi asetan päivän mittaan muistutuksia puhelimeeni pienistä yksittäisistä asioista.

Sähköinen tai perinteinen, jokaisella tulisi olla oma kalenteri. Jos elämässä on useampia asioita, ei kaiken muistaminen vain voi onnistua. Ja vaikka voisikin, luultavasti aivosi ovat tällöin hyvin ylikuormittuneessa tilassa, etkä toimi tehokkaasti. Optimaalinen tilanne on se, että muistettavat asiat ovat kalenterissa ja mielesi on vapaa keskittymään tähän hetkeen. 

3. TO DO -LISTAT

Tiedän, että kaikki eivät ole to do -ihmisiä. Itse kuitenkin olen ja uskon, että jokaisen kannattaa edes kokeilla sitä. Ensiksi mietin, mitkä ovat tulevan viikon osa-alueita, joiden suhteen minun täytyy jollain tavalla edistyä. Näitä ovat esimerkiksi tietyt kurssit tai käytännön tehtävät. Seuraavaksi jaan nämä osa-alueet pienempiin osatehtäviin, joista muodostan to do -listan.

Sitä mukaa, kun saan yhden asian tehtyä, ruksaan tämän kohdan. Helpottaa huomattavasti, kun pystyn etenemään tehtävä tehtävältä, eikä minun näiden tehtävien välissä tarvitse pohtia uusia osatehtäviä. Jos sunnuntaina on vielä tehtäviä jäljellä, pohdin pitääkö ne hoitaa heti vai voinko siirtää ne seuraavalle viikolle.

4. POISTA TAI KANSIOI SÄHKÖPOSTIVIESTIT

Tämän opin Venäläisen workshopista. Voi olla, että sähköpostisi on tällä hetkellä tupaten täynnä, mutta et uskalla poistaa kaikkea, jos menetät jotain tärkeää. Luo siis oma kansio, jonka nimi on "Kaikki ennen (ks. päivämäärä)", ja siirrä aikaisemmat viestit tähän kansioon. Näin tarpeen vaatiessa voit etsiä sieltä tiettyä viestiä.

Omaan käyttööni olen luonut kansiot "OPINNOT", "TYÖ", "BLOGI", "LASKUT", "LIPUT JA VARAUKSET" sekä "MUU TÄRKEÄ". Jokaisen uuden sähköpostin kohdalla mietin, siirränkö sen johonkin kansioon vai suoraan roskakoriin. 

5. ASETA RAJAT PUHELIMEN SOVELLUSTEN KÄYTTÄMISELLE JA SAMALLA OMALLE TAVOITETTAVUUDELLESI

Suosittelen poistamaan kaikki mahdolliset ilmoitukset käytöstä. Näin sinä hallitset puhelintasi eikä puhelin sinua. Voit siis päättää, milloin tsekkaat viestisi ja milloin kulutat aikaa somea selaillen. Vaikka luulet hallitsevasi puhelimen käyttöä, on aika vaikeaa ignoorata viesti, kun kuulee piippauksen tai näkee ilmoituksen puhelimen ruudulla. Hullua, kuinka paljon aikaa päivästä saamme kulumaan juurikin näihin "yhden ilmoituksen tsekkaamisiin".

Toimit tehokkaammin ja ajattelet selkeämmin, kun varaat tietyn ajan vastata sähköpostiviesteihin tai muihin yhteydenottoihin. Jos olet aina ensimmäisenä katsomassa viestit, annat muille sellaisen kuvan, että olet aina tavoitettavissa. Jos ja kun missaat joitain osia yhteisten WhatsApp-ryhmien keskusteluista, maailma ei kaadu siihen. Itse kuormitun todella paljon eri ryhmistä ja niiden viesteistä, joten usein tietoisesti jätän viestit selaamatta. Jos jokin asia koskee sinua, tämä varmasti tavoittaa sinut jotain muuta kautta.

Iphonen uuden päivityksen myötä olen tarkastellut omaa sosiaaliseen mediaan kuluvaa aikaa. Olen myös asettanut päivittäisen aikarajan sovelluksille. Rajan voi tarvittaessa poistaa, mutta se ainakin omalla kohdalla saa harkitsemaan tarkemmin, onko sovellusta todella päästävä käyttämään juuri sillä hetkellä.

Kuulen mielelläni aina uusia vinkkejä. Jaa siis kommenteissa sun ajanhallintaa koskevat vinkit!

Tsempit!

Katariina

Kommentoi