Leo Straniuksen kanssa pitämämme ajanhallintaintensiivi on kantanut jo pientä hedelmää, tai ainakin versoa. Näen nyt paremmin kuin ennen mihin aikani käytän. Tekeminen ei tosin ole vähentynyt, alkuvuosi on ollut aivan hullu, mutta silti.

Muutama ihminen, joka ei päässyt paikalle vapaamuotoiseen ajanhallintatapaamiseemme, pyysi minua kirjoittamaan heille muistion. Julkaisen nämä muistiinpanot nyt blogissani, koska niistä saattaa olla iloa useammallekin ihmiselle.

Ainakin me paikalla olleet lähdimme tapaamisesta inspiroituneina. Sovimme toukokuulle lounaan, jossa käymme läpi tilannettamme suhteessa omaan ajankäyttöömme. Onko mitään tapaamisessa puhutusta siirtynyt käytäntöön, millaisia oivalluksia muutamassa kuukaudessa on syntynyt? Muistiinpanoni ovat sen verran mittavat, että jaan ne useampaan bloggaukseen.

Yksi sessiomme osallistujista nosti esille asian, joka sotkee hänen ajanhallintansa yhä uudestaan. Ei:n sanomisen sietämätön vaikeus. Puhuimme myönteisestä ei:stä.

Se voisi tarkoittaa käytännössä esimerkiksi seuraavaa vastausta:

”Kiitos, että ajattelit minua, ja että voisin tulla seminaariin puhujaksi, mutta minun on oltava tuona iltana perheeni kanssa Linnanmäellä.” – Kieltäytyessään voi myös ehdottaa jotain toista tilaisuuteen sopivaa puhujaa.

Tai:

”Minulla on 93 työtehtävää, en pysty ottamaan uusia vastaan.”

Fataaleinta on Leon mukaan jahkailu, se ettei pysty sanomaan ei. Mieluummin ei, kuin epämääräisyys. Kun suostut johonkin, sanot johonkin muuhun ei. Se taas voi tarkoittaa, että esimerkiksi lastesi tai kumppanisi kanssa käytettävissä oleva aika vähenee. Sen sijaan, että sanot ”voin mä ehkä”, on parempi sanoa reipas, mutta ystävällinen ei.

Jos ei itse pysty itse pitämään kiinni aikatauluistaan, se on parasta sanoa mieluummin etu- kuin jälkikäteen. Näin odottelija pystyy ajoissa hankkimaan lisäresursseja tai toisen tekijän. Paikalla oli useita järjestötyöntekijöitä, jotka työskentelevät vapaaehtoisten kanssa. Leo neuvoi sopimaan aikatauluun jo lähtökohtaisesti ilmaa, ja tarkistamaan pari päivää ennen dead linea missä mennään.

Työsuhteessa olevia Leo ei muistuttele delegoiduista tehtävistä, vaan olettaa, että sovitut asiat tehdään. Ensin sovitaan eksaktisti mitä tehdään, ja sitten niin toimitaan.

Leo kertoi olevansa aikapessimisti, joka ajattelee mieluummin asioihin kuluvan ajan yläkanttiin, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältyttäisiin. Aikaoptimistinkin tulee hänen mukaansa varata aikatauluihinsa 40% liikkumavaraa. Jos ajattelee, että jonkun asian tekemiseen menee tunti, niin todellisuudessa siihen menee 1,5-2 tuntia.

”Jos liikkumavaraa ei ajattele, niin on aina askeleen jäljessä ja tulee paikkoihin myöhässä.”

Koska aikataulut on tehty aikataulupessimistisesti, ne kestävät joustoa. Yllätyksiä tulee kuitenkin elämässä usein vastaan. Leo muistutti merkitsemään kalenteriin myös asioiden valmisteluun kuluvan ajan.

Kun joku pyytää häntä luennoimaan puhetilaisuuteen, hän varaa kalenteriin matka-ajat ja valmistautumiset jo sillä hetkellä, kun hän lupaa osallistua. Kun kalenteriin varaa kaiken mahdollisen asiaan kuluvan ajan, se on realistinen. Kalenterina hän käyttää Googlen kalenteria.

Perjantaisin Leo valmistelee aina seuraavan viikon kalenterin. Hän syynää tosi tarkasti kalenterin läpi ja tarkistaa, onhan hän varmasti varannut valmistautumisaikaa puhetilaisuudelle jne.

Kaikki toimintatavat eivät toimi kaikilla, joten jos joku asia aiheuttaa kipuilua tai painetta, on hyvä kokeilla erilaisia uusia keinoja toimia. Monella ihmisellä tuskaa aiheuttaa sovitussa aikataulussa pysyminen. Kun määräaika on umpeutumassa, iskee kovin stressipiikki.

Vapaana toimittajana huijasin itseäni usein kirjoittamalla kalenteriin jutun dead lineksi todellista aikaisemman ajankohdan. Monesti vielä unohdin, että todellinen dead line olikin vasta muutamaa päivää myöhemmin. Konsti toimi, ja pysyin mukavasti aikataulussa.

”Usein ihmiset toimivat niin, että jos dead line jollekin kirjoitukselle on tammikuun 9. päivä, niin alat tammikuun 8. tai 9. katsomaan sitä tehtävää, että tämä pitää tehdä NYT”, Leo kuvaili.

Jos sen sijaan olisi tehnyt itselleen aikataulun, jossa viimeinen aikaraja on 17.12., olisi ollut aikaa työstää tehtävää rauhassa sen sijaan, että sen huitaisee kasaan hullussa stressissä viime tipassa. Intensiteetin ajoittaminen reilusti oikeaa takarajaa aikaisemmaksi helpottaa oloa.

Asioiden todennäköisyys toteutua paranee, jos on tilivelvollinen jollekin. Voit huijata itseäsi sillä, että sanot jollekin kollegalle tai kumppanille keksityn dead linen.

Mutta miten saada tartuttua ajoissa niihin asioihin? Etenkin, jos ne tuntuvat isoilta, ahdistavilta ja hallitsemattomilta möhkäleiltä? Entä merkitäänkö työlistalle myös sellaiset asiat, jotka odottavat tekemistään vuoden päästä?

Leo suositteli lisäämään pidemmän aikavälin tehtävätkin työlistalle. Se uhkaavan massiivinen tehtävä palastellaan pienemmiksi konkreettisiksi tehtäviksi. Ja aikataulutetaan ne pienemmät tehtävät. Isoihin tehtäviin ja möykkyihin lähteminen onnistuu parhaiten sillä, että suostuttelee ja huijaa itseään hiukan: ”Teen tätä vain 2 minuuttia”, parhaimmillaan tekeminen vie mennessään ja tehtävää edistää hiukan enemmän kuin sen 2 minuuttia.

Leon olennaisimmat sovellukset (joista kaksi viimeistä aion pölliä omaankin käyttööni):

Kalenteri (Google)

Työlista (ToodleDo)

Muistiinpanot (Evernote)

Myös tämän otan käyttööni: Alan aikatauluttaa myös valmistautumiseen ja matkoihin menevän ajan.

Tämän ylläpidosta muistutan itseäni, enkä löysäile: Tärkeät asiat kannattaa tehdä silloin, kun niillä ei vielä ole kiire. Silloin paine ja stressi eivät häiritse siinä vaiheessa, kun panokset ovat korkealla.

Kun lähdet töistä.