Nykyään ainakin omalla alallani auki oleviin paikkoihin tulee helpostikin yli 200 hakemusta. Aika iso joukko sellaisia, jotka ovat kiinnostuneita yrityksestä ja jotka näkevät yrityksen yhtenä potentiaalisena työnantajana. Ei liene ihan yhdentekevää, millaisen kuvan hakijoille jää rekrytointiprosessista. Vaan kyllä niitä vain edelleen löytyy sellaisia, jotka eivät tähän asiaan juuri huomoita kiinnitä. Tässä yksi esimerkki.​

​Osallistuin erääseen rekrytointiin. Sain jo hakuajan puitteissa kutsun videohaastatteluun, olin ihan liekeissä. Sitten meni kuukausi täyttä radiohiljaisuutta, kunnes sain tällaisen viestin:

xxx Rekrytointi no-reply@taitorecruitment.fi

Hei yyy!

Kiitos hakemuksestasi ja mielenkiinnostasi zzz tehtävään. Olemme käsitelleet kaikki hakemukset ja valinneet mielestämme sopivimman hakijan tehtävään. Valintamme ei tällä kertaa kohdistunut sinuun. Toivomme kuitenkin, että säilytät mielenkiintosi ja seuraat avoimia työpaikkojamme ja xxx:ta jatkossakin.

Ystävällisin terveisin
xxx Rekrytointi

Että tuota niin. Kiitos nyt vain tästäkin vähästä. Olin kyllä jo jokunen viikko sitten päätellyt, että nyt ei natsannut. Eli suomeksi: tällä viestillä ei ollut minulle MITÄÄN informaatioarvoa. Mikä yritys esim valitsee henkilön, joka EI ole HEIDÄN mielestään sopivin tehtävään?

Sivumennen sanoen olin päättänyt etukäteen, että jos tästäkään (osaamiseeni mielettömän hyvin kohdistuvasta) hausta ei tärppää edes live-haastattelukutsua niin pyydän mitä kauneimmin palautetta omaan työnhakuuni liittyen. Eipä tarvinnut juuri kysellä, viestejä ei selvästikään haluta.

Ymmärrän, että rekrytoijilla on kiire ja hakijoiden kysymykset rasittaisivat kovin. Mutta kun miettii miten paljon työnhakija käyttää aikaa yhteen hakemukseen (+ tässä tapauksessa videohaastatteluun) niin olisihan se ihan reilua tarjota yhteydenottomahdollisuus ja käyttää ihan pikkuhetkinen aikaa niiden palvelemiseen, jotka pitivät kyseistä firmaa niin potentiaalisena työnantajana, että ovat yhteydessä vielä senkin jälkeen kun eivät tulleet valituiksi.

Tämä sai mut miettimään onnistunutta rekrytointiprosessia työnhakijan kannalta. Tässä muutamia näkökohtia, jotka tulivat mieleeni:

​Viestitään oikea-aikaisesti

Parhaita rekryjä ovat olleet ne, joissa rekryn aikataulu on viestitty selkeästi jo etukäteen tai esimerkiksi hakemuksen lähettämisen jälkeen tulevassa kuittausviestissä. Tällöin tiedän heti, millä aikataululla voin odottaa yhteydenottoa.

Uskoakseni potentiaalisen työnantajan ja työnhakijan suhde pysyy erityisen lämpimänä jos jatkosta viestitään noin 3vrk sisällä hakuajan umpeutumisesta (tai parhaimmillaan hakemuksen jättämisestä), eli tuossa ajassa valitaan haastateltavat ja ollaan yhteydessä hakijoihin. Kaikkineen noin viikko on tässä osin vielä ihan hyväksyttävissä. Ja hei, tämä pätee niin haastatteluihin valittuihin kuin niihinkin jotka eivät tule valituiksi: veikkaisimpa että tyypillisesti jatkoon valitaan sen verran monta, että on melko epätodennäköisestä että niiden ulkopuolelta valitaan myöhemmässä vaiheessa joku jatkoon.

Autetaan hakijaa ymmärtämään, miksi hän ei tullut valituksi

Kun lähetetään se perinteinen ”valinta ei kohdistunut sinuun” -viesti, niin autetaan hakijaa ymmärtämään, miksi juuri hän ei tullut valituksi. Ja ei, ei tarvii alkaa kaikille tekemään omaa viestiään. Mutta onhan tähänkin keinoja:

• Avataan valintaperusteita, millä kriteereillä valinta tehtiin. Tässä tosin se riski, että joku hylätty olisi täyttänyt (mielestään) nämä kriteerit, kuulemani mukaan aina voi joku vetää herneet nenukkaan. Itselleni aika vastaansanomaton lausahdus on ollut muiden kriteerien ohessa, että valittiin henkilö joka sopi työyhteisöön / täydensi työyhteisöä parhaiten. Paha mennä mutisemaan kun ei tunne kyseistä työyhteisöä.
• Kerrotaan kuka tuli valituksi. Toimii varsinkin jos tyypillä on kattava LinkedIn-profiili. Tässä kohdin osaan monesti päätellä, että aaa, tuota juttua mulla ei ole, ehkä sitä on haussa painotettu. Mutta niin, ymmärrän että aina ei ole lupa kertoa kuka valittiin (ja se lupa täytyy ehdottomasti olla). Ja tää ei sitten kyllä toimi sellaisessa tapauksessa missä on vedetty pakasta joku toimarin veljentytär, eli valitun täytyy tosiaan olla ansioitunut.
• Hakijamäärän kertominen antaa myös hieman perspektiiviä siihen, että hakijoita todella on paljon. Tyhmempikin (toivottavasti?) ymmärtää, että siitä joukosta erottautuminen saati sopivimmaksi rankkauttuminen on haastavaa ja osittain kenties tuuripeliäkin.

Ja miten se hylsyviesti tulisi muuten muotoilla?

Nyt jos ajatellaan, että se ”valinta ei kohdistunut sinuun” lähetetään oikea-aikaisesti ja siinä autetaan ymmärtämään, miksi viestin saaja ei tullut valituksi niin vielä olisi hyvä ottaa muutama asia huomioon:

• Teksti on luonnollista ja neutraalia. Puhutellaan vastaanottajaa, mutta ei päälleliimatusti.
• Ei haeta sympatiapisteitä sillä, että ”valinta ei ollut helppo”. Ei me työnhakijat oleteta sen olevan helppoa, eikä sen sitä kuulu ollakaan. Ainakaan mua ei juuremmin lohduta se, että mun valitsemattajättäminen oli jotenkin vaikeaa.
• Viesti tulee ihan oikealta ihmiseltä. Tai ainakin viestistä saa sellaisen vaikutelman. Ihan paras bonus on, jos viestin allekirjoittaja on joku joka on ollut ja näkynyt rekryprosessissa mukana.
• Annetaan mahdollisuus kysyä palautetta. Viestissä on joku yhteystieto, johon voi olla yhteydessä. Ehkä jopa mainitaan, että lisätietoja/palautetta voi kysyä.

Työnhakija on (pääsääntöisesti) käyttänyt melko paljonkin aikaa työhakemukseen. On mukava huomata, että rekrytoija vaivautuu käyttämään siihen nähden edes murto-osan aikaa rekryprosessin jälkihoitoon.