Out of officen aiheuttama sietämätön vitutus
Mistä tietää kesän alkaneen? Siitä, että sähköpostiin tulvii kymmenittäin out of office -viestejä, jotka saavat minut usein raivon partaalle. Kerronpa teille kesäkuun ratoksi suhteestani näihin viesteihin ja muutaman tilanteen työuran varrelta, jotka ovat tapahtuneet joko itselleni ja/tai kollegoille.
Tilanne 1: Lomasta ei ole tarpeellista kertoa etukäteen
Meilikeskustelua käydään vilkkaasti useamman kerran viikossa, jotta saadaan tilaus kuntoon ja toimitettua / lennot varattua / mitä tahansa muuta tietyn deadlinen lomassa. Lähetän viestin keskeneräiseen asiaan tiistaina, saan vastauksen samana päivänä. Vastaan keskiviikkona ja saan vastaukseksi lomavastaajan. ”Olen lomalla 15.6. alkaen ja palaan toimistolle 1.8. Kiireellisissä asioissa otathan yhteyttä herra X:ään.” Hienoa. Olisiko ollut mikään vaiva kertoa, että jään lomalle huomenna, hoidetaanko homma purkkiin ennen sitä? Usein koko juttu alkaa aivan alusta sijaisen kanssa, ja siihenkin menee oma (työ)aikansa.
Tilanne 2: Loman aikana ei olekaan sijaista tai sijainen on vaikea löytää
Viesti lähtee yhteyshenkilölleni ja paluuviestinä tulee lomavastaaja, josta löytyvät sijaisen yhteystiedot. Hienoa, että tuuraaja on heti merkitty. Sama setti siis heti uuden tyypin sähköpostiin, josta saan takaisin myös lomavastaajan. Yhteyshenkilö on kuitenkin juuri se sankari, jolle lähetin viestin ensimmäiseksi ja hänhän ei ollut enää kehissä. Kukahan tätä asiaa hoitaa? Eikun puhelin käteen, soittamaan – ja parhaimmassa suoraan jonotukseen.
Tilanne 3: Paikkaaja on kesätyöntekijä (jota ei ole perehdytetty)
Saan yhteyden oikeaan ihmiseen, joka heti kärkeen ilmoittaa olevansa kesätöissä ja esimiehen olevan lomalla vielä muutaman viikon. Hän kuitenkin lupaa laskea hinnan palvelulle, jota tiedustellaan. Saan hinnan ja ihmettelen summan pienuutta, mutta homma lyödään silti lukkoon. Parin viikon päästä oikea yhteyshenkilö palaa lomalta ja ilmoittaa, että pitäisi itse asiassa maksaa vielä hiukan lisää, sillä kesätyöntekijän tarjouksessa oli liian halpa hinta. No tietenkin budjettia on jo hieman muutettu toiseen suuntaan aikaisemmin tulleen hintatiedon vuoksi…
Suomi on siitä kummallinen maa, että se oikeasti menee kiinni juhannuksen jälkeen. Ymmärrän kyllä, että lomat on kiva pitää vaikkapa heinäkuussa, koska lämpimiä kuukausia ei juuri ole, mutta esittäisin toiveen kaikille meille työssäkävijöille, että keskeneräiset hommat hoidettaisiin loppuun ennen lomien alkua. Maassamme on monia aloja, jotka toimivat täysillä vuoden ympäri! Lisäksi toivoisin, että sijainen olisi kehissä koko lomakauden ja myös perehdytetty hoitamaan asioita, ettei tulisi niitä vääriä tarjouksia tai tarvitsisi selitellä samoja juttuja sataa kertaa. Jos edellä mainitut asiat eivät syystä tai toisesta onnistu, suosittelen kurkkimaan sitä sähköpostia ja työpuhelinta lomallakin, sillä joku saattaa oikeasti olla pulassa juuri SINUN ihmeellisen lomavastaajasi takia.
Mitä mieltä lukijat ovat lomavastaajista? Hitti vai huti?
Sinänsä ironista, että julkaisen kirjoituksen tästä aiheesta juuri nyt, sillä vaikka laitoin eilen puolilta öin lomavastaajan päällle, tulen hoitamaan työasioita vaikkapa jostakin Starbucksista käsin Lontoossa lomaillessani, koska ne ovat kesken. Tästäkin huolimatta ihanaa juhannusviikkoa kaikille!