4. Organisaatiorakenteet ja -prosessit

Organisaatiorakenne

– Organisaatiot ovat syntyneet ihmisten yhteistoiminnan järjestämiseksi, ja organisaatiorakenne muodostaa keskeiset puitteet tälle yhteistoiminnalle. Niiden tarkoituksena on ihmisten tarpeiden tyydyttäminen.

– Organisaatiorakenne kuvaa organisaatiossa toimivien ihmisten välisiä suhteita, ja määrittelee jäsenten tehtävät, vastuualueet, työroolit sekä kommunikaatioverkostot.

—> Rakenne mahdollistaa johtamisen, ja tarjoaa organisaation jäsenille yhteisen näkemyksen toiminnan järjestämisestä, työnjaosta sekä ohjaussuhteista. Sen perusteella voidaan suunnitella, järjestää, ohjata ja valvoa toimintaa.

– Käsitteenä organisaatiorakenne on abstrakti: se viittaa ihmisten toiminnassa ilmeneviin, vakiintuneisiin tapoihin.

– Organisaatiorakennetta ajatellaan stabiilina, vakiintuneena toimintana (moderni näkökulma), jonka luonne on kuitenkin jatkuvasti rakentuva ja muuttuva (postmoderni näkökulma).

– Organisaatiorakenteen tehtävät:

1. Taloudellisen ja tehokkaan toiminnan mahdollistaminen.
2. Toiminnan valvonta.
3. Vastuun ja velvollisuuksien määrittely.
4. Koordinointi eri tehtävien ja osien välillä.
5. Joustavuuden mahdollistaminen kehittämistarpeissa.
6. Ihmisten tyytyväisyyden ja yhteistyön edistäminen.

—> Organisaatiorakenteen tehtävät vaikuttavat sen rakenteelliseen tehokkuuteen, joka hyvin toimiessaan parantaa suorituskykyä ja palvelee pitkän tähtäimen kannattavuutta.

– Organisaatiorakenteen tulisi olla sopiva ympäristöön ja tilanteeseen. Mikäli näin ei ole, syntyy seuraavia ongelmia:

• Ihmisten työmotivaatio ja -moraali kärsivät.
• Päätöksenteko hidastuu.
• Koordinoinnin vähäisyys, jonka seurauksena eri osastot ja tiimit saattavat kulkea eri suuntiin.
• Kyvyttömyys toimia innovatiivisesti muutoksissa.
• Kasvavat kustannukset syntyvät korkeasta hierarkiasta, ja vähentävät tehokkuuta.
• Lisääntyvä työstressi.

Organisaatiorakenteen keskeiset ulottuvuudet

1. Työnjako on organisaation ratkaisu siitä, miten työtehtävät on jaettu pienempiin osiin, ja mitä ihmisten odotetaan tekevän työssään. 
2. Ohjaus- ja valvontaketjulla tarkoitetaan sitä kenelle ihmiset vastaavat ja raportoivat toiminnasta. Kuuluu läheisesti auktoriteetti (virallisen aseman suoma mahdollisuus ohjata, valvoa, antaa ohjeita ja määräyksiä) ja yhtenäisyys (määräysten ja ohjeiden antamisessa ei tule ohittaa hierarkiaportaita).
3. Valvontajänne tarkoittaa sitä, kuinka monta alaista yhdellä esimiehellä on. Suuri valvontajänne = paljon alaisia (litteä organisaatiorakenne, jossa vähän hierarkiaportaita) ja pieni valvontajänne = vähän alasia (korkea, usean hierarkiaportaan organisaatiorakenne).
4. Keskittämisessä ja hajauttamisessa on kyse vallanjaosta. Voimakkaasti keskitetyssä organisaatiossa valtaa käyttää ylin johto, kun hajautetussa rakenteessa valtaa on siirretty alemmille tasoille.
5. Muodollisuuden aste viittaa siihen, kuinka paljon säännöt ja määräykset ohjaavat ihmisten toimintaa. Jos muodollisuuden aste on korkea, ihmisellä on hyvin vähän mahdollisuuksia vaikuttaa työhönsä.

Organisaatiorakenteen muotoja

1. Yksinkertainen rakenne

• Tavanomainen pienissä yrityksissä.
• Valta on keskittynyt yhdelle henkilölle (usein yrittäjä-johtaja), muodollisuuden aste on vähäinen ja valvontajänne suuri.
• Rakenne on joustava ja dynaaminen

2. Funktionaalinen eli toimintokohtainen rakenne 

• Perustuu taylorismiin
• Yleisin pk-yrityksissä
• Toiminnot on eroteltu omiksi erikoistuneiksi yksiköikseen samankaltaisten työtehtävien mukaan. —> Etuna mahdollisuus keskittyä omaan osaamisalueeseen ja taloudelliset mittakaavaedut, haittana puolestaan yhteistyön vähyys.

3. Divisioonarakenne

• Tavanomainen suuremmissa organisaatioissa, joilla on laajempi tuote- ja palveluvalikoima sekä maantieteellinen toiminta-alue
• Organsaatio on jaettu tulosyksikköihin, joissa tulosyksikköjen johtajat ovat vastuussa oman yksikkönsä tuloksesta. —> koko organisaation ylin johto vastuussa kuitenkin kokonaisuuden johtamisesta.
• Rakenteen muodostuminen perustuu seuraaviin periaatteisiin:

• Tuotekohtainen rakenne
• Asiakaskohtainen rakenne
• Alueohtainen rakenne

• Perusrakennetta voidaan täydentää myös funktionaalisuuteen perustuvilla tukitoiminnoilla, eli ns. esikunnilla. Niiden tarkoitus on tuoda organisaatioon erikoisasiantuntemusta ja tuottaa keskitetysti organisaation tarvitsemia palveluita.

4. Projektiorganisaatio

• Toiminnalle on määritelty selkeä tulostavoite, tehtävät, aika ja resurssit.
• Projektissa voi olla jäseniä organisaation eri osastoilta, jopa eri organisaatiosta.
• Tyypillisiä esim. rakennusalalla

5. Matriisirakenne

• Suuret, monikansalliset yritykset usein tällaisia
• Organisaation eri osat (tulosyksiköt, osasto jne.) toimivat kiinteästi yhdeydessä toisiinsa.
• Organisaatio järjestetty toimintokohtaisesti sekä divisioonien mukaan.
• Jokaisella työntekijällä on kaksi esimiestä (toimintokohtainen ja alue/tuotekohtainen johtaja)

6. Verkostorakenne

• Verkostolla tarkoitetaan joukkoa toistensa kanssa vuorovaikutuksellisessa suhteessa olevista toimijoista, jotka hämärtävät organisaatioiden välisiä ja sisäisiä rajoja. 
• Perusajatus on, että jokainen toimija suoriutuu omasta perustehtävästään mahdollisimman hyvin.
• Joustava rakenne
• Ydintoimijan hallitsema tai tasavertainen kumppanuusverkosto
• Jälkimodernin organisaation piirteitä

7. Virtuaaliorganisaatio

• Hyödyntää tieto- ja viestintätekniikkaa yhteydenpidossa ihmisten välillä.
• Mahdollistaa työskentelyn ajasta ja paikasta riippumatta
• Peruspiirteitä:

1. Organisaatiolla on vain perustoiminnot.
2. Henkilöstön aineeton pääoma keskeinen resurssi.
3. Etätyöskentely tyypillistä.
4. Tehtävien jakaminen on hajautettu.
5. Jokainen jäsen hyödyntää omaa asiantuntijuuttaan ja ydinosaamistaan.
6. Uusin ja kehittynyt informaatioteknologia toiminnan tukena.

Organisaatioteoriat

– Teoriat etsivät vastauksia siihen, miksi ja miten organisaatio muodostuu tietynlaiseksi. Keskeiset organisaatioteoriat ovat:

1. Järjestelmä- eli systeemiteoreettinen ajattelu
2. Viimeaikaiset organisaatioteoriat

Järjestelmä- eli systeemiteoria

– Syntyi 1940-luvulla, mutta merkittävä pioneerityö tehtiin 1950-luvulla. Woodwardin väitti, että yrityksen menestykseen vaikuttavat sekä teknologia että rakenne, ja tärkeänä tekijänä rakenteessa on tuotantoteknologia, joka vaikuttaa myös ihmissuhteisiin.

– Systeemiteorian keskeiset ideat:

• Organisaatio ei ole suljettu järjestelmä, vaan se on avoin ja vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa. Se luo ja säätää toimintaansa ympäristöönsä nähden tarkoituksenmukaiseksi.
• Organisaatio koostuu useista osajärjestelmistä, joita muuntamalla se vastaa ympäristön kehitykseen.

– Systeemiteoriaa täydentää ja laajentaa kontingenssi- eli tilanneteoria. Sen mukaan ei ole olemassa yhtä oikeaa organisaatiorakennetta, vaan rakenteen tulee sopeutua ympäristön ominaisuuksiin, käytössä olevaan teknologiaan ja vallitsevaan tilanteeseen. Organisaation on ymmärrettävä tilannetekijöiden vaikutus, joita ovat: koko, teknologia, toimintaympäristö, historia sekä henkilöstön ja asiakkaiden odotukset.

– Burnsin & Stalkerin sekä Lawrencen & Lorschin tutkimukset ovat tunnettuja tilanneteoriaa kehittäneitä tutkimuksia. Heidän mukaansa toimintaympäristön luonteesta (vakaa/muuttuva) riippuen tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne voi olla:

• Mekaaninen organisaatio: jäykkä, hierarkkinen ja muodollinen organisaatirakenne, toimii stabiilissa ympäristössä.
• Orgaaninen organisaatio: joustava, matala ja hajautettu organisaatiorakenne, toimii dynaamisessa ympäristössä.

—> Ympäristöönsä nähden tarkoituksenmukaisen ja sopivan erikoistumis- ja integraatioasteen saavuttavat organisaatiot ovat tehokkaampia.

– Tilanneteoria on nostanut huomion kohteeksi organisaatiorakenteen sekamuodot, mutta sen ongelmana on oletus, jonka mukaan ”kaikki liittyy kaikkeen”.

Viimeaikaiset organisaatioteoriat

– Tänä päivänä korostetaan teorioiden yhdistämistä, sillä eri asioita ja näkökulmia painottavat näkemykset yhdessä tuottavat kattavamman selityksen.

– Viimeaikaiset organisaatioteoriat on jaoteltavissa kolmeen pääryhmään:

1. Organisaatio ja sen muotoutuminen ovat ulkoisen ympäristön rajoittamaa. Onnistuakseen organisaation on sopeuduttava ympäristön rajoituksiin. 
2. Organisaatio ja sen muotoutuminen perustuu organisaation omaan aktiiviseen ja päämääriin pyrkivään toimintaan. Onnistumisen taustalla on organisaation omat valinnat ja aktiivinen vaikuttaminen.
3. Organisaatio ja sen muodostuminen perustuu edellisten yhdistelmiin. Organisaation onnistuminen edellyttää ulkoisten rajoitteiden huomioimista, mutta toimijat ovat aktiivisia, päämääriin pyrkiviä ja luovat siten myös itse toiminnan ehtoja.

1. Populaatioekologian mukaan vain ympäristöön sopeutuvat ja sen ehdoilla kehittyvät organisaatiot selviävät (ns. luonnovalinnan idea ja biologisen organismin metafora).  —> ei tarkoita, että kehitys olisi aina kohti parempaa! Teoria johtaa päätelmään, jonka mukaan määrätyssä ympäristössä toimivat organisaatiot pyrkivät ajan kuluessa yhdenmukaistumaan eli homogenisoitumaan. Populaatioekologiaa on kritisoitu siitä, että ympäristötekijöiden rooli nähdään määräävänä, jopa determinoivana.

1. Resurssiriippuvuuden teoria kiinnittää huomiota toimijoiden päätöksentekoon ja aktiiviseen toimintaan. Organisaatiot tekevät päätöksiä ja valintoja sopeutuessaan ympärsitöönsä , minkä vuoksi johdon rooli on merkittävä. Tausta-ajatuksena on, että organisaatiot ovat riippuvaisia toimintaympäristöstä ja sen tarjoamista resursseista. Organisaatio pyrkii hyödyntämään tarvitsemiaan resursseja mahdollisimman tehokkaasti strategisen valinnan perusteella. —> Valinnat ovat alisteisia ympäristön rajoituksille, mutta päätöksentekijöillä on kuitenkin vapaus tehdä päätöksiä ympäristön tarjoamissa puitteissa.

2. Rationaalinen kontingenssiteoria näkee organisaatiot aktiivisina ja päämääriin pyrkivinä. Tätä toimintaa kutsutaan tarkoitukselliseksi toiminnaksi. Päämäärät asetetaan rationaalisesti tärkeysjärjestykseen. Teoriaa on kritisoitu, että se painottaa liiaksi organisaation sisäistä toimintaa jättäen ulkoisen ympäristön liian vähälle huomiolle.

2. Transaktiokustannusteoria korostaa edellisen teorian tavoin toimijoiden omia tavoitteita. Sen mukaan yrityksissä toimivat ajavat omia etujaan suhteessa toisiinsa vaihtosuhteiden avulla. Koska toimintaympäristössä vallitsee epävarmuus, rakenteet ja toiminta ovat monimutkaisia ja vaikeasti hallittavia, pyritään valvonta- ja sopimusjärjestelmien avulla turvaamaan kriittiset liiketoiminnan tekijät. Tämä voi tapahtua kahdella tavalla: 1) lisäämällä hierarkiaa, kontrollia ja valvontaa varmistamaan sisäisiä vaihtosuhteita tai 2) organisoidaan toiminta erilaisten yhteistyö- ja kumppanuussopimusten varaan. Teria on saanut osakseen kritiikkiä sen vuoksi, että se ajattelee kaikkien suhteiden olevan taloudellisluonteisia.

3. Institutionaalinen teoria näkee institutionalisoitumisen prosessina, jossa määrättyjä tapoja toistetaan niin, että ne lopulta muuttuvat yhteisesti hyväksytyksi todellisuudeksi. Teorian mukaan samassa toimintakentässä toimivat organisaatiot kehittyvät samankaltaisiksi.Organisaatioiden samankaltaistuminen johtuu:

• Organisaatioympäristön määräävistä pakotteista, esim. lainsäädäntö.
• Organisaatioilla on taipumus jäljitellä toisiaan. Miten muut toimiva menestyäkseen?
• Normatiiviset paineet liittyvät käytäntöihin/odotuksiin, joita ihmiset noudattavat määrätyssä sosiokulttuurisessa ympäristössä esim. alan ammatillinen koulutus luo opiskelijoille normeja ja yhteisiä käytäntöjä, joita he noudattavat työelämässä.

—> Toimintatapojen oikeuttaminen eli legitimaatio on tärkeää, ts. miten erilaisia toimintatapoja arvostetaan ja miten ne oikeutetaan vuorovaikutuksessa yhteiseksi käytännöksi ja rakenteeksi.

3. Jälkimoderni näkökulma purkaa institutionalisoitumisen prosesseja ja avaa vakiintuneeksi muodostuneen toiminnan oletuksia. Siinä pyritään kyseenalaistamaan organisaatioita ja niissä toimiva ihmisiä koskeva vakioiseksi muodostunut tieto. Teorian mukaan pitää välttää antamasta ”ainoaa oikeaa tieto” organisaatiosta.

3. Kriittinen organisaatioteoria (Burrell ja Morgan 1979) perustuu ajatukseen, että organisaatioihin ja niiden toimintaan vaikuttavat historiallisesti ja sosiaalisesti rakentuneet valtasuhteet, jotka asettavat ihmiset eriarvoiseen asemaan. Yksilöt ovat omaksuneet ajan saatossa ”alemman asemansa”, jota he pitävät itsestäänselvänä. Teoria haluaa asettaa kyseenalaiseksi yleensä normina pidetyt esimies-alaissuhteet, ja tutkii mm. millaisiin tekijöihin epätasa-arvo perustuu.