Ryhmät organisaatiossa

– Ihmiset liittyvät ryhmiin saavuttaakseen yhteisiä tavoitteita tai tyydyttääkseen sosiaalisia tarpeitaan. Fyysinen ja henkinen läheisyys luovat edellytyksiä ryhmien muodostumiselle.

– Schein (1994) määrittelee, että ryhmä on mikä tahansa lukumäärä ihmisiä (vähintään 2 hlöä), jotka ovat vuorovaikutuksessa keskenään ja jotka ovat tietoisia toisistaan. Ryhmän jäsenet ovat toisistaan riippuvaisia ja heillä on yhteinen tavoite.

– Likert (1961) on esittänyt seruraavia ajatuksia organisaation ryhmistä:

• Työpaikan ryhmät ovat tärkeitä ihmisten tarpeiden tyydyttäjiä.
• Yksilöiden psykologisia tarpeita tyydyttävät ryhmät ovat kaikkein tuottavampia.
• Johdon tehtävänä on luoda tehokkaita ryhmiä kehittämällä palkitsevia ja hyviä ihmissuhteita.
• Tehokas organisaatio muodostuu demokraattisista ja osallistumiseen kannustavista ryhmistä, jotka ovat keskenään vuorovaikutuksessa ja joiden jäsenet ovat samanaikaisesti osallisena useammissa ryhmissä.
• Henkilöt, jotka ovat jäseninä useammissa ryhmissä, ovat tärkeitä organisaation tiedon välittäjiä eri ryhmien välillä ja siten tärkeitä toiminnan tehokkaalle järjestämiselle.

–  Ryhmän keskeiset ominaisuudet (Huczynski ja Buchanan 2001):

• Vähintään kaksi henkilöä.
• Keskinäinen vuorovaikutus saa aikaan ryhmän toiminnan ja ylläpitää sitä.
• Yhteinen identiteetti. Yhteinen kielenkäyttö ja arvomaailma ovat tärkeitä yhteisen identiteetin rakentajia.
• Yhteinen tavoite on edellytys ryhmän toiminnan onnistumiselle.
• Ryhmän rakenne. Ihmisillä on ryhmässä toimiessaan erilaisia rooleja. Ryhmässä muodostuu myös jäsenten käyttäytymistä ohjaavia normeja ja sääntöjä.

– Organisaatioiden koon ja monimutkaisuuden kasvaessa, on ryhmät koettu menestyksekkääksi tavaksi organisoida ihmisiä. Ryhmien käytöllä on havaittu olevan useita etuja esim. ryhmässä yksilöllä on paremmat mahdollisuudet oppimiseen sekä innovointiin. Matala hierarkia tehostaa tiedonkulkua, sekä helpottaa koordinointia ja valvontaa.

– Ryhmillä on myös haittoja, kuten yhteiseen mielipiteeseen painostaminen ja sosiaalinen vapaamatkustaminen, jolla tarkoitetaan yksittäisen jäsenen taipumusta pyrkiä hyötymään muiden työpanoksesta. Erityisesti ryhmän koon kasvaessa vapaamatkustaminen lisääntyy.

– Yuklin (2002) listaa ryhmän tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä:

• Ryhmän koko. Isolla ryhmällä on enemmän tietoa, mutta sitä on hankalampi hallita.
• Jäsenten statuserot. Suuret statuserot voivat estää tiedonvaihtoa ja kriittistä keskustelua.
• Ryhmän kiinteys. Liian kiinteässä ryhmässä voi olla illuusio harmonia tärkeydestä, jolloin vaihtoehtoiset näkökulmat helposti sivuutetaan.
• Ryhmän monimuotoisuus. Saattaa hankaloittaa yhteistoimintaa, mutta edistää luovuutta.
• Jäsenten kypsyys tunteiden käsittelyssä. Epäkypsät jäsenet voivat toimia itsekkäästi ja ryhmää hajottavalla tavalla, jolloin keskinäinen luottamus joutuu koetukselle.
• Fyysinen ympäristö luo psykologista läheisyyttä tai etäisyyttä jäsenten välillä. 
• Viestintäteknologia. Ryhmäteknologiset ratkaisut auttavat ryhmää toimimaan tehokkaasti, kuten videoneuvottelut.

Erilaisia ryhmiä

– Sosiaalisen läheisyyden perusteella erotetaan primaari– ja sekundaariryhmät.

– Liebkind (1988) erottaa positiiviset ja negatiiviset viiteryhmät.

• Positiivinen viiteryhmä edustaa ominaisuuksia, joita ihminen toivoo itselleen (ihanneminä). Esim. huippu-urheilijat tai kuuluisat taiteilijat  :)
• Negatiivinen viiteryhmä edustaa sitä, mitä ihminen ei haluaisi olla. Puhutaan samastumiskonfliktista, kun positiivisen viiteryhmän osiosta tai edustajasta paljastuu negatiivisia ominaisuuksia esim. dopingkäry :(

– Organisaatiossa toimivat ryhmät voidaan jaotella virallisiin ja epävirallisiin ryhmiin.​

– Schein (1994) jaottelee epäviralliset ryhmät vielä seuraavalla tavalla:

• Horisontaaliset ryhmät, jolloin samalla organisaatiotasolla työskentelevillä henkilöillä on epävirallinen yhteys toisiinsa. (sihteeri + sihteeri)
• Vertikaaliset ryhmät, jolloin jäsenet työskentelevät eri organisaatiotasoilla. (sihteeri + esimies)
• Sekaryhmä on edellisten yhdistelmä, muodostuvat usein yhteisten mielenkiinnonkohteiden pohjalta. (sihteeri + talonmies + esimies)

– Leavitt ja Lipman-Blumen (1995) nostavat esiin myös ns. kuumat ryhmät, jotka ovat vaikeasti kontrolloitavissa. Sen jäsenet muodostavat elinvoimaisen, korkeita suorituksia aikaansaavan ja asialleen omistautuneen ryhmän. Usein kooltaan pieni ja tekee haastavia, organisaation kannalta merkittäviä työtehtäviä. Jäsenet kuuluvat ryhmään mielellään ja ovat tunneperäisesti sitoutuneita. Jäsenyys voi olla myös kuluttavaa työskentelyn voimakkaan intensiteetin vuoksi.

– Ryhmät eroavat toisistaan kiinteyden eli koheesion mukaan. Koheesiolla tarkoitetaan voimakkuutta, jolla ryhmän jäsenet ovat sidoksissa toisiinsa ja ovat motivoituneita pysymään ryhmässä. Koheesio on siis ryhmää koossa pitävä voima. 

• Koheesiota lisäävät jäsenten homogeenisuus, ryhmän pieni koko ja hyvä johtaja.
• Voimakkaan koheesion negatiivinen ilmentymä on ryhmäajattelu.

Ryhmätoiminnan muodostuminen

– Ryhmä ei ole aina samassa tilassa, vaan se muuttuu ja kehittyy. Kehittymistä kuvaavat suuntaukset on jaoteltavissa seuraavasti (Sarala & Sarala 1996):

1. Progressiiviset lähestymistavat
2. Sykliset lähestymistavat
3. Epäjatkuvat lähestymistavat

1. Progressiivisissa eli vähitellen kehittyvissä lähestymistavoissa oletetaan, että ryhmä kehittyy ja kypsyy jatkumona ajan myötä.

• Tuckman ja Jensen (1977) jakavat ryhmän kehitysvaiheet viiteen toisiaan seuraavaan vaiheeseen: (Forming – Storming – Norming – Performing)

1. Muodostumisvaihe on ensimmäinen vaihe ja sitä leimaa epävarmuus, varautuneisuus ja tilanteen tunnustelu. Jäsenet ovat riippuvaisia johtajasta, jonka tehtävä on luoda turvallisuutta ja selkeyttää tavoitteita. Vaiheelle on ominaista riippuvuus ja tehtäväsuuntautuminen.
2. Kuohuntavaiheessa yksilöt tuovat esille omia mielipiteitään ja tavoitteitaan. Nämä saattavat erota toisistaan ja syntyy erimielisyyttä. Näin jäsenet testaavat omaa asemaansa ryhmässä. Johtajan tehtävänä on konfliktitilanteiden hallinta ja yhteistyöhön kannustaminen. Vaihelle on ominaista ristiriidat ja organisoituminen
3. Sääntöjen muodostumisvaiheessa syntyvät pelisäännöt ja normit, minkä vuoksi ryhmän kiinteys kasvaa. Yksilöt löytävät paikkansa ryhmässä, jota leimaa tiedon jakaminen, avoimuus ja yhteenkuuluvuuden tunne. Ryhmän tiedon määrä lisääntyy jäsenten jakaessa avoimesti tietoa toisilleen. Vaiheelle ominaista kiinteys ja tiedon lisääntyminen.
4. Tehtävän suorittamisvaiheessa (kypsyysvaihe) jäsenet puhaltavat yhteen hiileen. Ryhmä on aikaisempaa itseohjautuvampi, joten johtajan rooli pienenee. Ryhmän rakenne on selkeä ja sen organisointi on kunnossa. Vaiheelle ominaista vuorovaikutus ja ongelman ratkaisu.
5. Hajaantuminen. Ryhmä on suorittanut tehtävänsä ja hajaantuu. 

2. Sykliset eli jaksottaiset lähestymistavat olettavat, että ryhmä kehittyy samanlaisten vaiheiden kautta kuin yksilö. Taustalla on ihmisen elämänkaaren käsite: syntyminen, kehitys ja kuolema. Kehittyminen tapahtuu vaiheittain, eikä sen ajatella harppaavan jonkun vaiheen yli, koska edellinen vaihe toimii perustana seuraavalle. Vaiheet ovat sidoksissa toisiinsa. Sykliset lähestymistavat kiinnittävät huomiota erityisesti ryhmän elinkaaren loppuvaiheeseen – kuihtumiseen ja kuolemaan.

—> Sekä progressiivista että syklistä lähestymistapaa on kritisoitu niiden oletuksista ryhmän toiminnan lineaarisuudesta, jatkuvuudesta ja ennustettavuudesta. 

3. Epäjatkuvat lähestymistavat olettavat, että ryhmän kehitysvaiheet eivät noudata säännönmukaista kaavaa, vaan sen kehitystä ohjaavat tilanteet, sattumat, haasteet ja uhkat, jotka syntyvät sekä ryhmästä itsestään että sen toimintaympäristöstä. Olennaista on se, miten ryhmä ymmärtää ja tulkitsee omaa tehtäväänsä ja jäsentensä roolia kulloinkin vallitsevassa tilanteessa. Epäjatkuvat lähestymistavat ovatkin liitettävissä postmoderniin näkökulmaan, jonka mukaan ryhmä on dynaaminen ja sen toiminta on aina sidoksissa tilanneyhteyteen.

Roolit ryhmässä

– Rooli on ihmiseen kohdistuva käyttäytymisodotus, joka perustuu hänen asemaansa ryhmässä. Se määräytyy henkilön itsensä ja muiden ryhmän jäsenten odotuksista. Roolit voivat olla tilapäisiä, muuttuvia, kiinteitä tai pysyväisluonteisia. Rooliin liittyvät odotukset helpottavat ryhmän toimintaa ja jäsenten välistä vuorovaikutusta.

– Goffmanin (1971) dramaturgisen lähestymistavan mukaan ryhmän jäsenten roolit ovat verrattavissa näyttelemiseen, esim. puheenjohtajan roolissa henkilö ei esiinny itsenään, vaan toimii kokouksen (”näytelmän”) edellyttämällä tavalla. —> Ryhmän jäsenten toiminta on siis kokonaisuudessaan näytelmä, jossa jokainen rooli vaikuttaa muihin rooleihin ja päinvastoin. Tulkinta roolista vaihtelee esittäjän mukaan.Goffmanin mukaan emme voi ymmärtää roolin merkitystä ryhmässä yksinään, vaan sitä on tarkasteltava suhteessa muihin rooleihin.

– Goffmanin teoriaa täsmentää Minerin kehittämä malli roolin muodostumisesta.

• Jokaisella ryhmän jäsenellä on rooli, johon on sidoksissa erilaisia rooliodotuksia. Näitä odotuksia asettavat (tilanteesta toiseen ryhmän toimintaa ohjaavan) ”käsikirjoituksen” lisäksi muut ryhmän jäsenet sekä henkilö itse. Näihin odotuksiin vaikuttavat roolin haltijan virallinen (esim. puheenjohtaja) ja epävirallinen asema ryhmässä. —> Toteutuneeseen käyttäytymiseen vaikuttavat henkilön oma käsitys roolistaan, sekä hänen oma halu ja kyky ”näytellä” roolia odotusten mukaisesti. Odotuksista poikkeavaa käytöstä paheksutaan, ja siitä seuraa selitysvelvollisuus.

– Rooliodotuksia on mahdollista tarkastella myös ns. psykologisen sopimuksen avulla (Robbins 2001). Se tarkoittaa, että määrätyssä työtehtävässä  toimivan henkilön  ja hänen työnantajansa välillä vallitsee kirjoittamaton sopimus, joka sisältää  osapuolten toisilleen asettamat odotukset. Psykologinen sopimus on merkittävä roolikäyttäytymistä ohjaava tekijä. Oleellista onkin sen selventäminen osapuolten kesken.

– Roolikonfliktista puhutaan, kun rooliin kohdistetut odotukset ovat ristiriidassa keskenään. Mullins (2002) jakaa roolikonfliktit neljään ryhmää:

1. Roolin epäselvyys aiheuttaa hämmennystä. Syntyy yleensä, kun henkilöllä ei ole tarpeeksi tietoa tehtävänsä tavoitteista ja velvollisuuksista. Myös muutostilanteet ryhmässä voivat aiheuttaa epäselvyyttä. 
2. Rooliodotusten yhteensopimattomuus syntyy, kun henkilöön kohdistuu ristiriitaisia odotuksia: kaikkia ei voi miellyttää.
3. Roolikuormitus tarkoittaa, että henkilöllä on useita erilaisia vaatimuksia sisältäviä rooleja yhtä aikaa, jotka sisältävät erilaisia vaatimuksia.
4. Roolisopeutumattomuus tarkoittaa sitä, kun rooliin sisältyvät odotukset poikkeavat ihmisen henkilökohtaisesta arvomaailmasta tai ihmisen kyvyt/osaaminen ei riitä roolissa toimimiseen.

—> Roolikonfliktista voi muodostua eettinen ristiriita, jossa henkilölle on epäselvää, mikä ratkaisu on moraalisesti hyvä ja oikea. Roolikonfliktit ovat myös merkittäviä stressitekijöitä.

– Rooleihin liitty läheisesti myös henkilön (virallinen tai epävirallinen) sosiaalinen asema eli status. Se kuvastaa ryhmän jäsenen suhteellista asemaa ryhmässä ja siihen vaikuttavat mm. henkilökohtaiset ominaisuudet (ikä, sukupuoli ), koulutus, ammatti ja kokemus. Mitä korkeampi status yksilöllä on, sitä suurempi on hänen mielipiteensä painoarvo ja sitä suuremmat mahdollisuudet hänellä on vaikuttaa ryhmän toimintaa.

—> Ryhmiä voidaan jakaa korkean (hierarkkinen & autoritaarinen) ja matalan (demokraattinen, pienet statuserot) etäisyyden ryhmiin. 

Ryhmän normit

– Normit ovat ryhmää yhdenmukaistavia sääntöjä. Ne voidaan jakaa käskeviin (toimimaan kehottava) tai kieltäviin sääntöihin. Normit ovat muodoltaan:

• kirjoitettuja, kuten ryhmän viralliset säännöt ja toimintaohjeet. Ne ovat kaikkien saatavilla.
• kirjoittamattomia, jotka voidaan jakaa tiedostettuihin normeihin (esim. yleiset tavat & käytännöt) tai huonosti tiedostettuihin normeihin (itsestäänselvyydet joita ei kyseenalaisteta, vaikeita havaita).

– Jälkimoderni näkökulma organisaatiokäyttäytymiseen kehottaa kyseenalaistamaan itsestänselvyydet säännöissä ja paljastamaan niiden mahdollisesti synnyttämät ongelmat.

– Normien noudattamista tuetaan palkintojen avulla tai pakottein, rikkomisesta rangaistaan. Jos henkilö on sisäistänyt ryhmän normit syvästi, hän noudattaa niitä ilman valvontaakin. Tällöin normien rikkominen aiheuttaa hänelle syyllisyyden tunteita.

Viestintä ja yhteistyö

– Ryhmän toimintaa ylläpitää jäsenten välinen viestintä, joka voidaan jakaa:

• verbaaliseen eli sanalliseen viestintään
• non-verbaaliseen eli sanattomaan viestintään (esim. eleet, ilmeet). Se paljastaa ihmisten tunteita, ja sitä seuraamalla voi saada selville ryhmän asenteita ja ongelmia. Sanaton viestintä paljastaa myös itsestäänselvinä pidettyjä oletuksia ja esteitä, jotka haittaavat viestintää.
• viralliseen viestintään
• epäviralliseen viestintään, jota voidaan nimittää ”puskaradioksi”. Se on tehokas paikatessaan virallisen viestinnän aukkoja, mutta haitallinen levittäessään virheellisiä huhuja ja juoruja.

– Viestintään vaikuttavat myös statuserot ja näiden mukanaan tuoma arvojärjestys. Henkilöt, joilla on korkeampi status, voivat keskeyttää muiden puhetta, ja ajan myötä ryhmän mielipiteellä on taipumus muotoutua myötäilemään heidän näkemyksiään.

– Jürgen Habermas (1990) on kehittänyt ihanteellista keskustelukulttuuria , jonka päämääränä on tasa-arvoinen keskustelu. Diskurssietiikka perustuu kahteen keskeiseen periaatteeseen:

1. Yleisyyden eli universaaliuden periaate: ”Kaikki, jota asia koskee, voivat hyväksyä seuraukset, joita kaikkien hyväksymien ehtojen mukaisella toiminnalla on.”
2. Eettisen diskurssin periaate: ”Vain niitä sääntöjä voidaan pitää oikeutettuina, jotka saavuttavat kaikkien keskusteluun osallistuvien hyväksynnän.”

​- Habermansin ajatukset korostavat jäsenten tasa-arvoa, joka käytännössä toteutuu harvoin. —> Kaikilla ryhmän jäsenillä ei ole samanlaista kyvykkyyttä ilmaista itseään viestintätilanteessa, minkä vuoksi heidän mahdollisuutensa osallistua tasa-arvoiseen keskusteluun ovat muita heikommat. Ihmisen viestinnällinen kyvykkyys, ns. kommunikatiivinen kompetenssi, on siten keskeinen tekijä hänen vaikutusmahdollisuuksilleen ryhmässä.

– Ryhmän toiminnan ja viestinnän onnistuminen riippuu jäsenten välisestä yhteistyöstä, jonka kehittäminen pirstaloituvassa jälkimodernissa organisaatiossa on keskeinen haaste.

– Yhteistyötä ryhmässä voidaan harjoittaa kolmella tavalla (Järvilehto 1996):

• Erikoistuminen, jolloin yhteistyö perustuu ryhmän jäsenten erikoistumiseen. Kullakin jäsenellä on oma erityisasiantuntijuutensa, jonka hän tuo ryhmään. Haasteena on sovittaa erikoistuneet ihmiset työskentelemään yhteiseen päämäärään keskittyen. Esim. asiantuntijaryhmä.
• Institutionaalinen yhteistyö, jolloin yhteistyöllä on yleisiä sääntöjä ja määrättyjä tavoitteita. Yhteistyön tavoite voi kuitenkin olla ristiriidassa yksilön tavoitteiden kanssa.
• Tietoinen yhteistyö, jossa ihmiset luovat yhdessä tavoitteet ja osallistuvat yhteisten tulosten aikaansaamiseen. Yhteistyön lähtökohtana on avoin viestintä ja vuorovaikutus. Yksilöt sovittamat oman toimintansa ryhmän toimintaa sopivaksi.

– J.L. Morenon kehittämä sosiometria on menetelmä, joka tutkii ryhmän yhteistyön muodostumista ja siihen vaikuttavia tekijöitä.Se arvioi, mittaa ja kuvaa ryhmän sisäistä rakennetta. Sosiogrammi on graafinen kuvaus ryhmän rakenteesta, joka ilmentää jäsenten välistä vastavuoroisuutta – ketkä ryhmässä ovat suosittuja, tai keitä torjutaan ja eristetään. (kirjan s. 126)