Tiimit organisaatiossa
– Peter F. Drucker puhui tiimeistä jo 1950-luvulla. Tunnetumpia tiimityön sovelluksia ovat tehtaiden tuotantosolut ja laatupiirit.
– Tiimityö liitetään usein laatujohtamiseen, kuten myös organisaation oppimiseen. Tiimien tavoitteet ovat organisaation kehittäminen ja tehokkuuden parantaminen. Käytännössä tiimityön tehokkuus on kuitenkin saattanut tarkoittaa vähempiä henkilöstöresursseja samaan työhön.
– Tiimit ovat ryhmätoiminnan yksi muoto, ja nykypäivänä normaali työskentelytapa. Niiden suosio liittyy organisaatioiden nopeasti muuttuvaan ympäristöön, jonka haasteisiin vastaaminen edellyttää joustavia toimintatapoja ja asiantuntijuuden yhdistämistä.
– Tiimi on pieni ryhmä ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, yhteisiin suoritustavoitteisiin ja yhteiseen toimintamalliin. Lisäksi tiimin jäsenet pitävät itseään yhteisvastuussa suorituksistaan. (Katzenbach ja Smith 1998)
– Tiimien määrittelyn kriteerit (Sarala ja Sarala 1996)
- Elinaika. Tiimien elinaika voi vaihdella vakinaisesta väliaikaiseen (projekti). Vakinaisuus voi olla myös haitta, sillä ajan myötä tiimien jäsenten ajattelutapa pyrkii yhdenmukaistumaan.
- Toimintavaltuudet ja autonomia. Itseohjautuvalla tiimillä on laajat toimintavaltuudet, esimiehen tehtävä on kuitenkin asettaa ja valvoa rajoja. Itseohjattu/itsejohdettu (autonominen) tiimi puolestaan asettaa itse tavoitteensa ja esimies auttaa vain tarvittaessa.
- Osallistumisen vapaaehtoisuus. Tänä päivänä ihmiset määrätään yleensä tiimeihin, koska ne ovat yhä useammin virallinen organisoitumisen tapa.
- Työskentelyn kunnianhimoisuus ja kiinteys. Huipputiimi tähtää erinomaisuuteen. Se on kiinteä, ja sen jäsenet samastuvat tiimiin ja ovat tunneperäisesti sitoutuneita.
- Yhdessäolon määrä. Jatkuva yhdessä työskentely tai satunnainen kokoontuminen. Nykypäivänä myös virtuaalinen tiimityö tietotekniikan avulla.
– Tiimejä luokitellaan myös jäsenten osaamisen perusteella. Tiimissä, jossa jäsenet täydentävät toisiaan, on opittava tunnistamaan toisten vahvat alueet, kunnioitettava niitä ja annettava tilaa kykyjen käyttöön (esim. leikkaussali). Kaikissa tilanteissa täydentävä osaaminen ei kuitenkaan ole paras mahdollinen vaihtoehto, vaan jäsenten tulee olla monitaitoisia (esim. asiakaspalvelija).
– Tiimin onnistumisen kriittisiä tekijöitä ovat jäsenten erilaisen osaamisen integrointi ja ihmisten erilaisuuden sietäminen.
– Tiimiys on ryhmän toiminnan laadullinen omaisuus, jota ei saada aikaiseksi säännöilä ja määräyksillä, vaan se kehittyy ja muuntuu ajan ja paikan myötä.
—> Tiimiytymisen edellytyksiä ovat:
- Ryhmän vastuulle sopivan kokonaisvaltaisen tehtävän olemassaolo.
- Johtajakeskeisyyden väheneminen ja jaetun johtajuuden käyttö.
- Yhteissuoritusten korostaminen yksilösuoritusten sijaan.
- Jäsenten yhteisvastuullisuus toiminnassa ja tulosten saavuttamisessa.
- Jäsenten valmius ymmärtää tiimimäisen toiminnan erityispiirteet.
– Tiimityön huoneentaulu (Lämsä ja Uusitalo 2002):
- Yhteinen päämäärä ja pelisäännöt.
- Vuorovaikutuksen laatu, keskustelemmeko avoimesti?
- Erilaisuuden hyväksyminen.
- Yhteisvastuu.
- Puheen tapa ja sisältö, miten puhumme muista ihmisistä ja organisaatiosta?
- Palaute.
- Hauskuus, onko meillä hauskaa?
- Tiimit eivät kuitenkaan ole mikään oikotie onneen, ja niihin tulee suhtautua myös kriittisesti! Tiivis, yhteisvastuullinen työskentely voi olla henkisesti raskasta ja liian voimakas sitoutuminen työntekoon ongelmallista. Tiimit eivät välttämättä ole sopivin vaihtoehto jokaiseen tilanteeseen.
Tavanomaiset tiimityypit
– Tiimit voidaan erotella toisistaan tehtävän, itsenäisyyden ja suorituskyvyn perusteella.
1. Tiimit tehtävän sisällön mukaan:
- Operationaalinen tiimi hoitaa organisaatio käytännön toimintaa, ns. ”lattiatason” työtehtäviä. Tyypillistä, että toisen henkilön työpanos on helposti korvattavissa esim. sairastapauksessa tai loman aikana.
- Tiedonkulkua edistävä tiimi on muodostettu henkilöistä, joiden työ on toisistaan voimakkaasti riippuvaista.Tiimi voi olla horisontaalinen tai vertikaalinen. Tiimit keräävät ja välittävät tietoa nopeasti eri puolilta organisaatiota. Esim. kehitystiimi.
- Toimintojen välinen tiimi, jäsenet tulevat organisaation eri osastoilta. Tavoitteena on sitoutuminen organisaation hankkeisiin, toiminnan joustavuus, nopeus ja läpinäkyvyys sekä toiminnan koordinointi.
- Ongelmanratkaisutiimi tapaa säännöllisesti ja analysoi ongelmia. Tiimin toiminta on pitkäjänteistä ja tähtää toiminnan jatkuvaan kehittämiseen, esim. laatupiiri.
2. Tiimit itsenäisyyden asteen mukaan:
- Ulkoisesti ohjattu tiimi muistuttaa työryhmää. Johtaja kertoo jäsenille, mitä heidän tulee tehdä.
- Osallistuva tiimi voi antaa ehdotuksia toiminnan kehittämisestä, sillä ei kuitenkaan ole päätöksentekovaltuuksia.
- Korkean suorituskyvyn tiimi tekee toimintaansa koskevia kehittämisehdotuksia. Se voi myös myös rajoitetusti tehdä itsenäisiä päätöksiä.
- Itseohjautuva tiimi suunnittelee, toteuttaa, valvoo ja arvioi omaa toimintaansa itsenäisesti.
3. Tiimit suorituskyvyn mukaan.
—> Tällöin ajatellaan, että tiimin suorituskyky muuttuu jatkumona ajan myötä, minkä vuoksi jaottelu on esimerkki ryhmän kehittymisen progressiivisesta lähestymistavasta. (Katzenbach ja Smith 1998)
- Työryhmän toiminta perustuu yksilösuorituksiin ja suoritusten yhteissummaan.
- Valetiimit kutsuvat itseään tiimiksi, mutta jäsenet asettavat oman etunsa tiimin edelle.
- Potentiaalinen tiimi ottaa riskejä suorituskykynsä edistämiseksi —> voi kehittyä tiimiksi.
- Todellisen tiimin toiminta on tehokasta, korkealla tasolla olevaa ja sitoutunutta työskentelyä.
- Huipputiimi suoriutuu muita tiimejä paremmin ja ylittää myös omat tavoitteensa. Jäsenten sitoutuminen on ylläpitävä voima. Esim. MM95.
Tiimin jäsenten roolit
– Jokaisella tiimin jäsenellä on kaksi roolia tiimin perustehtävän suorittamisessa:
- Tiimirooli luo tiettyjä odotuksia ihmisten välisestä kanssakäymisestä ja tiimin yhteistoiminnan edistämisestä, esim. toisten rohkaisija, jännityksen lieventäjä, aloitteentekijä.
- Tehtävärooli on odotus henkilökohtaisten tehtävien laadukkaasta suorittamisesta, esim. esimies, neuvonantaja.
– Lisäksi jäsenillä voi olla hajottavia rooleja, jotka vaikeuttavat tiimin perustehtävän suorittamista. Niitä syntyy tilanteessa, jossa ryhmädynamiikka ei toimi toivotulla tavalla. Tiimin menestymistä auttaakin selkeät rooliodotukset, ts. jäsenet tietävät mitä heiltä odotetaan. Epäselvät rooliodotukset johtavat turhautumiseen ja tyytymättömyyteen.
– Yksi tunnetuimpia kuvauksia tiimin jäsenten rooleista on Meredith Belbinin (1996) tyypittely. Se perustuu tutkimukseen johtajien persoonallisuudesta ja käyttäytymisestä tiimeissä. Belbin mukaan:
- Sosiaaliset taidot ja tehtäväosaaminen pitäisi molemmat ottaa huomioon tiimiä koottaessa.
- Persoonallisuuden suuren merkityksen vuoksi yksilön ominaisuudet määrittävät tiimin toimintaa enemmän kuin sosiaaliset odotukset.
- Yksilö omaksuu tavallisesti yhden tai kaksi tiimiroolia.
- Psykologisella arvioinnilla voidaan ennakoida, mitä rooleja henkilö omaksuu.
- Ihannetiimistä tulisi löytyä kaikki perustehtävän kannalta tarpeelliset roolit, joita on yhdeksän: ideoija, resurssien etsijä, koordinoija, haasteiden etsijä, tarkkaileva arvioija, tiimityöskentelijä, toteuttaja, loppuunsaattaja ja asiantuntija. (kirjan s. 138)
—> Lisäksi tiimin vetäjän rooli on keskeinen onnistumisen kannalta!
Tiimityön edut ja riskit
– Tiimityöstä ei saa tulla itsetarkoitusta, vaan sen on palveltava organisaation tarpeita. Keskeinen piirre on työyhteisön halu oppia siirryttäessä tiimeihin.
