Vinkki – pään sisäinen kaaos järjestykseen
Olen semmoinen post-it -lapputyttö. Työpisteeni ja opiskelupisteeni kotona on ollut vuorattuna niillä. Tee tätä! Huomioi tämä! Muista tämä! Toimivaa niin kauan, kunnes lappuja on niin hemmetisti että vanhat alkaa peittyä uusiin.
Joku vinkkasi joskus semmoisesta ilmaisesta nettipohjaisesta palvelusta kuin Trello. Kuulemma hyvä projektinhallintaan. Ja nyt kun näitä projekteja onkin kertynyt, niin päätin tutkia hieman tuota Trelloa. Ja olen täysin rakastunut! Niin mahtavaa, kun voi kaikki ne lappuset laittaa virtuaalisesti muistiin, jakaa pienempiin tehtäviin, tehtäviä ja projekteja voi jakaa työkaverin kanssa ja säästää aikaa ”missä mennään”-palavereilta.
Trellossa tehdään ”tauluja” joihin kiinnitetään tehtäviä. Minulla esimerkiksi tauluja on neljä, jotka näkyy alkuvalikossa, ja joista valitsen sen taulun mitä kulloinkin haluan tarkastella. Tehtäviä voi kullakin taululla jakaa vielä tarkemmin erilaisten otsikoiden alle. Omat vakkarini otsikoissa ovat ”kiireelliset: nopeat”, ”kiireelliset: pitkät” ja ”kiireettömät: nopeat” ja ”kiireettömät: pitkät”. Ennen suosin perinteisiä todo-listoja, mutta en pitänyt niitä parhaina mahdollisina priorisoimaan tehtäviä. Näillä jaoilla ainakin oma ajan- ja tehtävienhallinta on pysynyt paremmin kuosissa.
Otsikoiden alla olevat tehtävät voi aukaista, ja sinne voi jättää kommentteja kyseiseen tehtävään tai tehdä tehtävälle checklistin. Tämä checklist on ollut itselleni aivan mahtava apuväline erityisesti isommissa työ- ja koulutehtävissä. Kun tehtävän on jakanut pienempiin tehtäviin, ja käynyt merkitsemässä Trelloon aina mitä on milloinkin tehnyt, niin muutaman päivän tauonkin jälkeen on aina näppärästi kärryillä siitä missä mentiin tämän tehtävän kanssa.
Eli, mikäli kaipaatte selkeyttä pään sisäiseen kaaokseen ja apua projektinhallintaan, niin suosittelen lämpimästi Trelloa. Ja ilmainen kun se on, niin ainahan voi vaan kokeilla ja katsoa sopiiko se itselle. Ainoan miinuksen annan hyvin tylsästä ja epäinspiroivasta ulkoasusta. Toinen varsin mukavan oloinen, myöskin ilmainen sovellus vähän kevyempään projektinhallintaan on Remember the Milk. Tuokin on kätevän oloinen ohjelma, mutta omiin tarpeisiini liian yksinkertainen.
Ja niistä post-iteistä tulikin mieleeni yksi kevennys aiheeseen liittyen. Kun olin villi sinkku ja toista vuotta opiskelemassa, niin tapanani oli baarista kotiin tullessa kirjoittaa post-itille moneltako olen tullut kotiin (en kyllä tiedä miksi). Kerran siivouspäivän yhteydessä löysin työpöydän takaa post-itin, jossa luki haparoivin kirjaimin ”nyt on 29:13”. En tiedä oliko humalaiset aivoni jättäneet kellon nollaamatta klo 24 vai mitä.