Olen kirjoittanut tähän blogiin paljon siitä, millaisia haasteita koin aiemmassa työssäni. Osa haasteista johtui ehkä minusta itsestäni, mutta osa liittyi ennen kaikkea huonoon johtamiseen ja toimenkuvani epämääräisyyteen. Minut perehdytettiin huonosti, enkä itse osannut vaati parempaa perehdytystä. Ujohko kun olen, en ehkä myöskään osannut olla tarpeeksi oma-aloitteinen ja kysyä itse.

Tällä kertaa aion toimia toisin – ja olen jo toiminutkin. Kaikkeen en voi vaikuttaa, mutta aion vaikuttaa kaikkeen siihen, mihin voin.

Kysyn rohkeammin

Ei kysyvä tieltä eksy, sanotaan. Silti suunnan kysyminen paikalliselta vieraassa kaupungissa tuntuu aina jotenkin vaikealta. Sitä tuntee itsensä jotenkin tyhmäksi ja ulkopuoliseksi, vaikka oikeasti haluaisi olla yhtä cool kuin paikalliset ja vain sulautua joukkoon.

Tunnistan itsessäni samanlaisia ajatuksia myös työelämässä silloin, kun joudun kysymään jotakin asiaa. Sana “joudun” kertoo omasta ajatusmaailmastani aika paljon. Kysyminen tuntuu väärältä ja saa minut tuntemaan itseni osaamattomaksi. Jos osaisin, minun ei tarvitsisi kysyä. Mutta jos minun tarvitsee kysyä, olen tyhmä ja osaamaton.

Tämähän ei tietenkään pidä paikkaansa. Itse asiassa kysymisen taitoa tunnutaan arvostavan useimmissa työpaikoissa. Kysyminen ei ole tyhmyyttä tai osaamattomuutta, vaan pikemminkin päinvastoin. Kysyminen on oma-aloitteisuutta ja kykyä ratkoa ongelmia.

Erityisesti uutta työtä aloittaessa kysyminen on äärimmäisen tärkeää. Vaikka perehdytys olisi kuinka hyvä, aina jotakin jää huomioimatta. Mitä enemmän ensimmäisten työviikkojen aikana osaa esittää kysymyksiä, sitä nopeammin oppii talon tavoille ja pääsee myös omasta työstä jyvälle.

Aina kannattaa siis kysyä – eikä pelkästään omaan työhön liittyvistä asioista, vaan myös muiden toimenkuvasta. Näin löytyvät nopeasti ne avainhenkilöt, joilta tietää aina saavansa vastauksen.

Reflektoin enemmän

Aiemmassa työssäni olin jotenkin ahdistunut siitä, etten aina saanut aikaiseksi konkreettisia asioita. Työhön liittyi paljon pohdiskelua ja vatvomista, mikä puolestaan johti tunteeseen siitä, etten olen saanut mitään aikaiseksi. Tällainen asioiden pureskelu on aina olennainen osa asiantuntijatyötä, ja sitä joudun tekemään nytkin.

Olen kuitenkin oppinut käsittelemään asiaa kirjaamalla aina päivän päätteeksi ylös sen, mitä olen päivän aikana tehnyt. Vaikka päivä olisi mennyt ongelmien pyörittelyyn tai sähköposteihin vastailuun, kirjaamalla päivän tekemiset ylös saan jotain konkretiaa tekemisiini.

Samalla tulen dokumentoineeksi työnkuvaani, mistä on erityisen paljon hyötyä esimerkiksi kehityskeskusteluissa tai tulevassa työnhaussa. Näin pystyn aina osoittamaan, mihin työaikani on kulunut ja saan myös itselleni muistiin kaiken sen, mitä olenkaan työssäni tehnyt – yllättävää kyllä, yksityiskohdat nimittäin unohtuvat hyvin nopeasti. Muistiinpanot helpottavat myös tulevien töiden suunnittelua, sillä ne paljastavat, paljonko aikaa mihinkin on suurin piirtein mennyt.

Tämän tavan ohella olen myös tällä kertaa asettanut itselleni työn sisältöjä ja omaa oppimistani koskevia tavoitteita kuukauden, kolmen kuukauden ja kuuden kuukauden päähän. Myös perehdytykselle asetin check listin muodossa tavoitteet, jotta voin varmistua siitä, että olen saanut tietooni kaiken tarpeellisen. Jos jotakin ei minulle kerrottu, otin itse selvää tai kysyin.

Tavoitteiden asettamisella ja tekemisieni kirjaamisella pyrin siis reflektoimaan ajankäyttöäni, aikaansaamistani ja oppimistani.

Toimin systemaattisemmin

Olen aina ollut hyvin järjestelmällinen ja käytännönläheinen ihminen. Opiskeluaikojen tasapainottelu opintojen, töiden ja luottamustoimien välillä teki minusta aika hyvän itseni johtajan ja suunnitelmallisen aikatauluttajan. Silti olen huomannut kaipaavani työelämässä vieläkin selkeämpiä rutiineja työskentelyni organisoimiseen.

Olen muistikirjaihminen, siitä ei pääse yli eikä ympäri. Olen kyllä yrittänyt opetella käyttämään OneNotea ja muita vastaavia systeemejä, mutta parhaiten minulle toimii silti vanhanaikainen muistivihko.

Tällä kertaa olen valinnut vihkon, jossa on muutama muovinen välilehti ja marginaalit. Näin voin jakaa muistikirjan välilehtien avulla useampaan osaan ja hyödyntää marginaaleja bullet journal -tyyppisten merkintöjen käyttämiseen. Marginaaleihin merkkaan erilaisia symboleita, kuten esimerkiksi check box -laatikon tehtäville, kysymysmerkin pohdittaville ja huutomerkin tärkeille asioille. Näin oleelliset löytyvät muistiinpanoista helposti.

Lisäksi olen opetellut merkkaamaan kaikki työtehtäväni sähköiseen kalenteriini ja värikoodaamaan sen. Kalenteriini ei siis ole merkitty pelkästään kokouksia tai muita menoja, vaan myös omat työtehtäväni. Jos työtehtävä vaatii keskittymistä, merkitsen olevani varattu sen hoitamisen ajan. Jos minua taas ei haittaa tulla häirityksi, merkitsen olevani käytettävissä. Lisäksi merkitsen kalenteriin myös lounaat ja siirtymät.

Perjantain päätteeksi suunnittelen aina seuraavan viikon ja merkitsen työtehtävät kalenteriin. Toki suunnitelmat aina vähän elävät, mutta näin työtehtäville tulee varattua riittävästi aikaa, eivätkä päivät täyty pelkistä kokouksista.Viikonlopun viettoon on myös mukavampi lähteä, kun to do list on tullut purettua kalenteriin.

Näillä eväillä aion olla uudessa työssäni aiempaa parempi versio itsestäni.

Lukusuositus:

Cal Newport: Deep Work – Rules for Focused Success in a Distracted World (Grand Central Publishing, 2016)