Isojen juhlien järjestäminen

Kaupallinen yhteistyö: Venuu & Teatteri Toivo

DSC_4571.jpg

Koska meillä on poikaystävän kanssa ikäeroa vain muutama viikko, päätimme lyödä hynttyyt yhteen ja järjestää yhteiset 30-vuotis synttärit. Kumpikaan meistä ei pitänyt valmistujaisia, emmekä ole juuri juhlineet kummankaan syntymäpäiviäkään vuosiin. Sen takia nyt oli kerrankin hyvä hetki kerätä kaikki rakkaat saman katon alle. 

Koska en itse nauti juurikaan itse juhlien järjestämisestä, vaikka suunnittelu onkin kivaa, päätimme kääntyä Venuun puoleen. Kyseessä on suomalainen ja myös Suomen suurin tapahtumatilojen varauspalvelu. Sieltä on helppo selata erilaisia vuokrattavia tiloja omien kriteerien mukaan ja tehdä myös varaus. 

Meillä oli muutamia kriteereitä tilan suhteen, joihin saimme todella hyviä vaihtoehtoja. Lopulta Teatteri Toivo täytti vaatimuksemme parhaiten. Se on tarpeeksi iso jopa 200 hengen juhliin, siellä saa olla myöhään, saamme tuoda omat juomat ja ruoat, se sopii visuaalisesti teemaamme (70-luvun New York) kuin nakutettu, se on logistisesti järkevä ja äänentoistolaitteet löytyy valmiina. Teatteri Toivon kautta on mahdollista ostaa myös valosuunnittelua ja tapahtumatuotantopalvelua hintaan 70€/h. 

Kävimme paikan päällä tutustumassa ennen joulua, ja tila oli vielä kivempi kuin osasin odottaa. Samalla juhlat alkoivat tuntua konkreettisilta ja nyt en malttaisi ollenkaan odottaa niitä. Saimme todella hyvin kaikkiin kysymyksiimme vastauksia ja hyviä vinkkejä myös sellaisiin asioihin, joita emme olleet tulleet edes ajatelleeksi (kuten mahdollisuuden minijääkapin vuokraamisen juhlien ajaksi heiltä mietoja juomia varten).

Koska en ole aiemmin ollut järjestämässä isoja bileitä, ajattelin tehdä tällaisen pienen listauksen niin itselleni kuin muillekin juhlia järjestävälle kaikesta siitä, mitä pitää ottaa huomioon. Listaa saa ehdottomasti myös täydentää!

DSC_4631.jpg

DSC_4575.jpg

-Aloitan itse suunnittelun miettimällä juhlien luonteen. Onko kyseessä intiimi lähipiirin tapahtuma vai suuret bileet? Haluanko istuvan illallisen, vai porukan tanssilattialle? Onko juhlissa teema? Näkyykö se pukeutumisessa, musiikissa, tarjoiluissa, koristeissa? Pidän itse teemajuhlista, mutta parasta on sellaiset vaihtoehdot joita varten ei tarvitse ostaa mitään uutta. 

– Tilaa etsiessä kannattaa miettiä henkilömäärän lisäksi myös sitä, kuinka pitkään haluavat juhlien kestävän? Monet tarjoavat alkuillasta kabinetteja tai jopa koko paikkaa ilmaiseksi tai pientä juomatakuuta vastaan, mikäli ei haittaa että baari aukeaa myös muille vieraille jossain vaiheessa. Paikka kannattaa varata hyvissä ajoin, varsinkin jos kyseessä on juhlasesonki. Kesän paikat menevät joskus jo vuotta aiemmin. 

-Kutsut olisi hyvä lähettää vähintään kuukautta aikaisemmin. Kirjoita niihin, mitkä juhlat on kyseessä, kerro mahdollisesta teemasta, pukukoodista, kellonajoista, tarjoilusta ja laita siihen myös tarkka osoite. Mainitse myös, onko kutsu avecillinen ja laita RSVP päivämäärineen. Me lähetimme kutsut facebookin kautta, sillä säästyimme osoitteiden keräysrumbalta ja toki myös säästimme rahaaa.

– Meinaatko hoitaa kaiken itse tai talkoovoimin, vai palkkaatko apujoukkoja? Esimerkiksi seuraavia voi harkita: valokuvaaja (vaikka tämä voi olla suurikin rahallinen satsaus, on mielestäni ihanaa että juhlista on paljon muistoja, eikä tarvitse itse hosua kamera kädessä koko iltaa), DJ (yksi tärkeimpiä tunnelman nostattajia omasta mielestäni), bändi (todella hyvä vaihtoehto DJ:lle, tosin usein myös kalliimpi), catering (voi harkita myös tarjoilijoita ainakin joksikin aikaa, mikäli vieraita on paljon eikä halua stressata itse siitä), ohjelma (onko jonkinlaisia esityksiä? nämä kannatta miettiä myös tilaan ja illan luonteeseen sopiviksi), baarimikko (voi olla hauska lisä esimerkiksi alkuillaksi. Drinkkejä voi olla muutama erilainen ja ne voi nimetä illan teeman mukaan), seremoniamestari (onko juhlissa joku joka kertoo illan kulusta?), siivous (kenen vastuulla? Maksullinen siivous yleensä myös laskee stressiä itseltä ja voi keskittyä olennaiseen). Mikäli palkkaat ulkopuolista apua, huolehdi siitä että heille on myös tarvittavat välineet, kuten mikrofonit, mahdollinen esiintymislava tai -alue ja tarvittavat äänentoistolaitteet. 

Teatteritoivo.jpg

DSC_4578.jpg

Teatteritoivo2.jpg

– Onko tilassa valmiina pöydät? Jos ei niin millaiset haluat vai tuleeko niitä ollenkaan? Niillä saa luotua todella erilaisen tunnelman. Me harkitsemme  pystypöytien vuokraamista sillä emme halua ihmisten jämähtävän istumaan pöytiin (niitä saa 12 €/kpl vuokrahintaan). Teatteri toivossa on valmiina ruokapöytiä, joihin saa ruoat ja juomat tarjolle. Niitä voisi käyttää myös ruokapöytinä, mutta päädyimme pitämään tanssilattian vapaana.

– Myös lasien vuokraus voi olla kannattavaa. Niitäkin saa monesta paikasta ja joko hakemalla ja palauttamalla itse tai kuljetuksella. Usein palautukseen voi viedä likaiset lasit, joten siitäkään ei tarvitse stressata. Mikäli ei halua suurta määrää laseja, voi tarjoilla mietoja juomia lasipulloista, jolloin ne voi viedä pullonkeräykseen. 

– Tuleeko tilaan jonkinlaisia koristeita? Kannattaa myös tarkistaa tilanvuokraajalta, onko ”kieltolistalla” jotain. Kannattaa harkita esimerkiksi ilmapallojen sun muiden tuomista, sillä mikäli tila on korkea ja ne karkaavat kattoon, on niitä todella hankala saada alas. Pinterest on mielestäni paras paikka inspiraation etsimiseen. En kuitenkaan käyttäisi kamalasti rahaa koristeisiin, varsinkin jos tila on sellaisenaan jo kiva. 

– Mikäli hommaat itse juomat, mieti myös niiden tarjoilua. Saako juomat hyvin kylmään, tarvitaanko jäitä tai minijääkaappia? Muista huolehtia myös alkoholittomista juomista. Koska juomien tarjoaminen suurella väkimäärälle on suuri rahallinen panostus, voit harkita myös laittavasi kutsuun toiveen siitä että vieraat toisivat esimerkiksi pullollisen kuohuvaa. Näitä skumppapöytiä on ollut kuulemma muutamissa juhlissa ja hyvin on toimineet. Kaikki laittaa oman pullonsa ”yhteiseen jakoon” ja pöydällä on aina pari pulloa auki. Myös booli on hyvä vaihtoehto suurelle ihmismäärälle.

– Jos kyseessä on illallinen, kannattaa istumajärjestys ehkä miettiä etukäteen ja tehdä jonkinlainen kartta vieraille.

– Jos kyseessä on teemajuhlat, kannattaa myös ruoka miettiä siihen sopivaksi. Joihinkin sopii esimerkiksi rento hodari- tai hampparibuffet, kun taas toisinaan kaipaa jotain juhlavaa pikkupurtavaa. Ruoasta kannattaa myös informoida etukäteen. Mieti myös juhlien kestoa. Jos ne kestävät yli 6 tuntia, on ehkä syytä tarjota jotain muutakin kuin sipsiä. Olen kuullut myös sellaisista ”catering” vaihtoehdoista, että on pyytänyt lähipiiriltä lahjaksi heitä tuomaan jonkun bravuurinsa buffet-pöytään. Joku tuo salaatin, toinen suolaisen piirakan, joku kakun, joku graavaa lohen jne. Mielestäni tämä on ihana idea, vaikka tosin vaatii muiltakin pientä panostusta. 

 

DSC_4582.jpgDSC_4567.jpg

DSC_4583.jpg

– Pientä extraa voi tehdä esimerkiksi viemällä vessoihin pienet korit, joista löytyy ehostautumistuotteita. 

– Me ajattelimme myös tehdä pienen nurkkauksen, jossa olisi kuvausseinä ja polaroid kamera. Vieressä olisi pöydällä vieraskirja, liimaa ja kyniä. Vieraat voisivat ottaa kuvausseinällä kuvia, liimata ne kirjaan aina yhdelle sivulle ja kirjoittaa viereen tervehdyksiä. Ystäväni häissä oli tällainen viime kesänä ja mielestäni idea on ihana! Jää ainakin jotain konkreettista muistoksi. 

– Mikäli kyseessä ei ole ravintola, huolehdi siitä että vieraat saavat takkinsa jonnekin. 

Teatteritoivo3.jpg

DSC_4586.jpg

Ja siinäpä ne omat pohdinnat taisi aika pitkälti olla! Tuleeko mieleen jotain, minkä olen tyystin unohtanut? 

Kommentit (2)
  1. Tosta tulee niin hyvä! Hengessä mukana <3

    1. <3! Harmi kun oot reissussa!

Rekisteröitymällä Lilyyn kommentoit kätevämmin ja voit perustaa oman blogin. Liity yhteisöön tästä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät merkitty *