Olen työskennellyt jo vuosia avotoimistossa, jossa oma työnteko keskeytyy vähän väliä muiden tarpeisiin vastaamiseen. Viime viikolla aloitin työt PR-toimistossa, joka vaikuttaisi olevan avotoimisto potenssiin kymmenen.

Musiikki soi aina toimistolla, omaksi ja ennen kaikkea asiakkaiden iloksi. Ovikello soi tämän tästä, kun lähetit saapuvat tuomaan ja noutamaan kuvauslainoja sekä tuotelähetyksiä. Välillä showroomille (joka on siis samaa tilaa kuin toimistokin) poikkeaa toimittajia tai vaikuttajia, jotka tulevat tutustumaan uutuuksiin ja vaihtamaan kuulumisia.

Suureksi onnekseni olen hyvä keskittymään hälinässäkin – tai kenties juuri vuodet avokonttorissa ovat jalostaneet minut keskittymään melun keskellä. Pystyn blokkaamaan ympäristön äänet ja keskittymään omaan työhöni tarpeen tullen. On kuitenkin selvää, että kaikkien meidän työ- ja vapaa-ajan ympäristöt ovat nykyisin täynnä ärsykkeitä, jotka vievät nopeasti keskittymiskykymme, jos heittäydymme ärsykkeiden virtaan.

Helsingin Sanomissa oli sunnuntaina kiinnostava juttu keskittymiskyvystä, joka sai minut pohtimaan myös omia tapojani. Artikkelissa kerrottiin ”uudesta työaikalaista”, jonka aivotutkijat Minna Huotilainen ja Mona Moisala laativat, jotta ihmiset pääsisivät eroon silppumaisesta tekemisestä ja edestakaisin säntäilystä. Uuden työaikalain mukainen päivä jakautuu kuuteen jaksoon:

klo 4–8 avautumisjakso
klo 8–12 virtausjakso
klo 12–16 silppujakso
klo 16–20 empatiajakso
klo 20–24 rahoittumisjakso
klo 0–4 esitietoisen prosessoinnin jakso

Itse olen sitä ihmistyyppiä, joka rakastaa rutiineita. Siksi uuden työaikalain kaltainen jaksottelu sopii itselleni paremmin kuin hyvin. Aikataulua ei ole tietenkään tarkoitus noudattaa orjallisesti, mutta se antaa hyvät suuntaviivat sille, miten pidän huolta siitä, että jaksan työlämässä ja osaan keskittää huomioni itselleni tärkeisiin asioihin.

Kirjoitin itsekin ylös asioita, jotka treenaavat keskittymiskykyä:

Pyri tekemään yksi asia kerrallaan. Jos alat kirjoittaa sähköpostia, kirjoita se loppuun ennen kuin aloitat seuraavaa asiaa. Jos sähköpostin kirjoittaminen keskeytyy toiseen asiaan, on meilin äärelle vaikeampaa palata, ja joudut hetken miettimään, mitä olit tekemässä. Asiasta toiseen hyppiminen tekee työnteon sekavaksi ja saa ajatukset karkailemaan. Sama vinkki pätee vapaa-ajallakin: jos haluat katsella tv-sarjaa, keskity katselemaan vain sitä sen sijaan, että selaisit samalla puhelintasi.

Kirjoita itsellesi todo-lista. Näin et unohtele asioita, ja voit tuntea mielihyvää siitä, kun voit yliviivata tehdyt asiat. Yliviivatut tehtävät motivoivat eteenpäin, sillä tuolloin näet, että olet saanut jotakin aikaiseksi.

Aikatauluta. Mikäli sinusta tuntuu, että siirryt hallitsemattomasti työtehtävien välillä, pyri jaksottamaan päiväsi uudelleen. Aamulla on helpointa avata ensimmäisenä sähköposti ja orientoitua tulevaan päivään kyselyihin vastaamalla. Tämän jälkeen voi keskittyä tekemään yhtä tai kahta työläämpää tehtävää pari tuntia, kunnes on lounasaika. Lounaan jälkeen voi olla aluksi vaikeaa keskittyä tärkeisiin asioihin, jolloin voi hoitaa silpputöitä. Iltapäivä on myös hyvää aikaa tulevan päivän palaveriasioiden valmistelulle tai yhteisten tietokantojen päivittämiselle.

Pidä työpöytäsi ja selainikkunasi siistinä. Täpötäysi työpöytä – niin fyysinen kuin tietokoneenkin – saa ainakin minut epätoivon partaalle. Eräässä kesätyöpaikassa toimittajana työskennellessäni jouduin vaihtamaan työpistettä useamman kerran sen mukaan, kuka vakituisista toimittajista sattui olemaan lomalla. Yksi työpisteistä oli kuin pommin jäljiltä: korkeat lehtipinot peittivät alleen koko työpöydän, kuten myös likaisia lautasia ja ruoanjäänteitä. Sen jälkeen totesin, että haluan pitää oman työpöytäni sellaisena, että muidenkin ihmisten on mukavaa istuutua sen ääreen.

Itselläni on huono tapa pitää (kotikoneellakin) monta selainikkunaa kerralla auki. Se voi synnyttää tunteen siitä, että monta asiaa on kesken ja niiden määrä on hallitsematon. Tässä siis uusi opetus itselleni: kun olet löytänyt etsimäsi, sulje selainikkuna kokonaan ja siirry eteenpäin.

Pyhitä lounas rentoutumiselle. Jätä puhelin lounaan ajaksi toimistolle ja juttele työkavereidesi kanssa. Työt eivät etene sen nopeammin, vaikka ruokailun ohella selaisit sähköpostejasi. Toisinaan on myös mukavaa lähteä yksin lounaalle ja tuijotella ikkunapöydästä kadulla kulkevia ihmisiä. On ruoansulatuksenkin kannalta hyvä asia pysähtyä syömään ja keskittyä ajatuksella siihen, mitä syö.

+ Paloiko käämi? Jos hälinä häiritsee sinua, kokeile kuulosuojaimia tai etsi oma rauhasi. Mikäli teet työtehtävää, joka todella vaatii keskittymistä, kokeile kuulosuojaimia. Ne ovat myös merkki siitä, että toivot saavasi työrauhan: kuulokkeet nähdessään työkaveritkin tietävät lähestyä sinua vain tulenpalavalla asialla. Mikäli työpaikaltanne löytyy tyhjiä huoneita, voit kokeilla väliaikaisesti hoitaa tärkeitä työtehtäviä tai puheluita omassa rauhassasi.

paita Samuji // hame H&M // kengät Massimo Dutti // korut &Other Stories

Kuvissa näkyvä Samujin paita on yksi työvaatesuosikeistani! Tämä paita päälläni tunnen aina itseni tyylikkääksi. Paidan tarkoituksenmukaisesti siistimättömät, lankoja roikkuvat hihat ovat myös hyvä keskustelunavaaja. ”Hanna, sulla roikkuu tuolta hihasta jotain!” ”Ei kun sen kuuluu olla tällainen. Tää on sellainen taiteilijapaita…”

Kuvat: Anastasia Frei

FOLLOW ME ON FACEBOOK / INSTAGRAM / PINTEREST