Byrokratian rattaat

Kuudennelle tapaamiskerralle saimme lähes koko ryhmityksen kasaan, ylävartalovammat oli selätetty ja olimme valmiina taistoon. Eräs jäsenistämme joutui valitettavasti jättämään tämän erän välistä toisen lajin tentin takia, mutta onneksi muu porukka oli valmiina taistoon byrokraattisten johtajien lailla. Lähdimme siis hampaat irvessä kohti taistoa ja silmissä siintävää byrokratian selättämistä.

Tapaamisen aiheena siis oli kaikkien niin rakastama byrokratia ja tarkemmin sanottuna byrokratian johtaminen. Aiheena tämä oli ryhmämme jäsenille jo entuudestaan tuttu aihealue, eikä puuttuvan palasen poissaolo taistoa haitannut.

Kiekon pudottua jäähän tai tarkemmin opettajan aloitettua puheen pääsimme heti kiinni byrokratian käsitteisiin. Ensimmäisenä opimme byrokratian käsitteen, jonka tarkka sisältö voi yllätyksenä tulla jollekin. Selviäähän siinä kuitenkin esimerkiksi se, että hidas toiminta esimerkiksi valtion konttoreissa johtuu säännöistä ja kurinpidosta, jotka on järjestetty hierarkkisesti tai rinnakkain. Saimme selville myös organisaationmallin käsitteen, joka oli ryhmämme jäsenille uusi asia.

Seuraava tärkeä pointti oli Weberin byrokratian 15 periaatetta. Tämän katsoimme tärkeäksi asiaksi ja kertailimme aihetta illalla powerpointista, jotta muistaisimme nämä periaatteet myös tentissä.

Yleisesti kuullaan puhuttavan ainoastaan byrokratian haitoista, mutta todellisuudessa byrokratiasta on enemmän hyötyä kuin haittaa. Tätä ei vain tule aina ajatelleeksi saati huomanneeksi. Ehkä merkittävimpänä tavallisen kansalaisen lasien takaa katsottuna on byrokratian tuoma hyöty, joka antaa oikeuden valittaa asioista. Tätä monet eivät koskaan tule ajatelleeksi. Toinen erittäin tärkeä seikka byrokratian hyödyistä on se, että kukaan ei ole lain yläpuolella, vaan kaikkia koskevat samat lait. Näitä asioita tuumaillessa valaistuimme byrokratiasta ja totesimme sen olevan päinvastoin ennakkoluuloja hyvä asia.

Muta kuten demokratian käytäntöihin kuuluu, täytyy myös byrokratiaa kaiken hyvän lisäksi kyseenalaistaa. Onhan se kuitenkin selkeä tosia-asia, että virastojen hierarkia luo koneen, jossa yksilön tulevaisuus on korkeintaan siirtymistä samankaltaisista tehtävistä toiseen, kuten luennon powerpointissa hyvin kerrotaan. Samaisessa slidessä myös esitetään hyvin Peters ja Waterman:nin (1982) määritelmät: ” työntekijä on rajoitettuine vastuineen pieni ratas organisatorisessa koneistossa” ja ” työntekijät voidaan vapauttaa byrokratian siteistä kasvattamalla heidän vastuitaan ja autonomiaansa”. Nämä määritelmät sopivat hyvin vielä nykypäivän työkuvaan.

Noin tapaamisen puolessa välissä pääsimme käsiksi tärkeään opittavaan asiaan: Kontingenssiteoriaan. Tässä vaiheessa heräsimme keskusteluun täysin, sillä kuuluuhan aihe myös tärkeisiin teeman oppimisasioihin. Mitä kyseinen 1970-luvulla tullut johtamisteoria siis tarkoitti; ”Teorian mukaan on olemassa useita avainkontingensseja, jotka muovaavat organisaatiota samalla kun se mukautuu niihin”. Avainoletuksina kontingenssiteoriaan kuului: Ympäristö, teknologia ja koko. Aiheen ollessa hyvin tärkeä perehdyimme myös tarkemmin esityksen pdf-tiedostoon, jossa esitettiin kontingenssiteoria erittäin hyvin taulokkona eräällä sivulla. Tämä taulukko käytännöllisti asia erittäin hienosti!

Tässä vaiheessa tapaamista oli asiaa kertynyt jo huomattava määrä, mutta jatkoimme taistelua vielä sinikkäästi. Olihan alkamassa jo kuitenkin 3. erän viimeiset peliminuutit, joiden siivittämänä pääsimme Minzbergin (1979) jaotteluun organisaatioista. Herra Minzberg jaotteli tuohon aikaan organisaatiot sen mukaan, mihin ympäristöihin ja mihin tilanteisiin ne sopivat. Mieleenpainuvimpina asioina tästä jäi mekaaninen byrokratia, tulosyksikkömalli ja adhocratia. Mitä nämä käytännössä tarkoittivatkaan, jää se vielä kotitehtäväksi.

Luennon ja ”taistelun” päätteeksi olimme valaistuneet. Byrokratia ei välttämättä olekaan niin huono asia, mitä siitä yleisesti ottaen luullaan. Itseasiassa tajusimme, että byrokratialla johtaminen toimii useissa eri organisaatioissa paljon paremmin, kuin jokin muu johtamistapa. Tästä on hyvä jatkaa kohti seuraavaa taistoa!

Kulttuuri Suosittelen Työ Uutiset ja yhteiskunta

Kybernetiikkaa ja mätiä omenoita

Viidennellä tapaamisella kokoonpanomme oli hieman puuttellinen. Jouduimme lähtemään taistoon ilman muutamaa ryhmän tärkeää jäsentä loukkaantumisten vuoksi (ylävartalo vamma, enempää emme voi paljastaa). Hyvälle rymälle tyypilliseen tapaan pärjäsimme kuitenkin hyvin ja tulos oli vähintään tyydyttävä, vaikka koko tähtisikermä ei ollutkaan kasassa. 

Aluksi kävimme läpi hieman viestintää. Mutta mitä viestintä oikein tarkoittaa ja mitä se on? Kysymyshän on hyvin yksinkertainen kun sitä hieman pohtii tai vaihtoehtoisesti lukee ensinmäisen dian power point dioista. Eli siis: viestintä on ideoiden, tunteiden, viestien, tarinoiden ja informaation vaihtamista eri kanavien kautta. Viestintä voi olla myös sekä tiedostamatonta tai tiedostettua, yleensä kuitenkin tiedostettua. Tiedostamattomalla viestinnällä voi tarkoittaa esimerkiksi kehonkieltä, joka tulee luonnostaan eikä niinkään suunnitellusti. Viestinnän tarkoituksena on yhdistää koko organisaatio ja kaikki sen osa-alueet yhteen. Viestinnällä ylipäätänsä on monta eri tarkoitusta ja merkitystä, osa on jopa piileviä tarkoituksia. Viestintä on myös eräänlaista tulkintaa. Eräs uusi ja hankalan kuuloinen käsite nousi pinnalle: Kybernetiikka?!? Sana tuo lähinnä mieleen jonkin sortin robotin tai kyborgin. Tosiasiassa sillä tarkoitetaan kuitenkin palautteenannon ja muiden kommunikaatiomekanismien tutkimista organisaation koneissa, elävissä organismeissa ja organisaatiossa.

Kuten monesti aikaisemmin kurssilla, myös viestintä voidaan jakaa erilaisiin teorioihin; organisaatiokäyttäytyminen ja diskurssiteoria. Organisaatiokäyttäytyminen voidaan jakaa kulttuuriseen-, ihmissuhde- ja valtanäkökulmaan. Diskurssiteoriassa taas yksi näkökulma korostuu puheessa ja viestintä tapahtuu ikään kuin tarinaa kertomalla. Opimme myös, että viestinnän tasot organisaatiossa voidaan jakaa yksinkertaisesti neljään eri tasoon: dyadinen, pienryhmä, organisatorinen viestintä ja massakommunikaatio. Organisaation viestintä voidaa kaiken tämän jälkeen jakaa vielä ulkoiseen ja sisäiseen viestintään. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan epävirallisempaa viestintää organisaation sisällä, kuten vaikka illanvietot tai firman pikkujoulut. Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan taas ulosnäkyvää virallista viestintää, kuten organisaation logo, lausunnot, rekrytointi-ilmoitukset yms. Tälläistä viestintää toteutetaan niin organisaation sisäisiä ja ulkoisia sekä osakkaiden tarpeita varten.

Viestinnän rooli on merkittävä markkinoinnissa ja brändäyksessä. Viestinnän avulla pyritään lisäämään asiakkaan tietoisuutta ja vastaamaan asiakkaisiin tarpeisiin ja samalla lisäämään myös myyntiä. Myös brändäyksessä pyritään viestinnän avulla luomaan tietty kuva yrityksestä ja tämän kuvan avulla asemoimaan yritys asiakkaan mielessä halutulle paikalle. Täytyy myös muistaa että ryhmämme kaltaisten suurien johtajien on hyvä hallita viestintä ja sen keinot, sillä juurikin muotoilemalla sanomisiaan voi viestin välittää monella eri tavalla, vaikka ydin asiassa pysyisi samana.

 

Seuraavaksi kuulimme pitkän pätkän etiikasta ja yhteiskuntavastuusta. Etiikasta viimeksi kuulimme jo markkinoin perusteet kurssilla, mutta kertaus ei ole pahitteeksi. Etiikalla tarkoitetaan siis oikean ja väärän arviointia ja toteuttamista. Onkin hankala joskus määritellä mikä on oikeaa ja mikä väärää ja tästä syystä voi ajautua pattitilanteeseen; tuomitaan jos jätät tekemättä ja toisaalta tuomitaan myös jos teet. Yhteiskuntavastuu taas nimensä mukaisesti on yrityksen omaa vapaaehtoista sitoutumista yhteiskunnan hyväksi. Usein puhutaan, että olemalla eettinen yritetään myös kasvattaa tuloja. Herääkin kysymys onko etiikka jopa markkinointia? Vastausta kysymykseen ei tarvita, jos yhteiskunta paranee eettisten tekojen myötä. Epäeettisyyttä tutkittaessa puhutaan ”mädistä omenoista”. Onneksi meidän ryhmässämme on vain tuoreita ja hehkeitä omenoita, eikä ole tilaa mädille yksilöille, jotka yksittäisinä tapauksina silti luovat epäetiisyyttä. Esimerkiksi johtajan olessa täysin mätä niin etiikka ei luultavasti välity yrityksestä.

Opimme, että näkökulmia etiikkan ja etiikan tutkimiseen on taas kerran useita. Mielenkiintoisimmalta näistä vaikuttaisi liiketoiminnan paradoksi; voiko yritys olla koskaan eettinen, jos sen tarkoitus on tuottaa mahdollisimman paljon voittoa muiden kustannuksella. Meitä alkaa ihan särkeä päätä kun mietimmä tätä ongelmaa. Byrokratian vastuu etiikasta voi olla myös merkittävä, sillä valtio voi asettaa määräyksiä julksille laitoksille leikkauksista ja säästöistä, jolloin yksilön halut ja tarpeet jäävät huomioimatta.

Luennon jälkeen ryhmämme ajatuksiin jäi, että asiat eivät aina ole niin mustavalkoisia. Väärätkin päätökset voivat joskus olla vähemmän vääriä kuin toiset vaihtoehdot. Toivottavasti tulevat johtajamme osaavat kuitenkin tehdä oikeita valintoja. Olkoon etiikka kanssamme.

 

Muoti Iho Opiskelu Trendit