5+1 sähköpostisyntiä*

Nørrebro Summers

Tiedättekö sen viheliään keksinnön, joka on helpottavinaan kommunikaatiota ja yhdistävinään ihmisiä, mutta oikeasti katkoo kaiken keskittymiskyvyn olemattomiin ja muuttaa kasvotusten (tai luoja auttakoon, puhelimitse!) tapahtuvan vuorovaikutuksen hankalaksi pakkopullaksi? No siis sähköpostin, tietenkin.

 

 

Ei siinä vielä mitään, että sähköposti on muuttanut meidät passiivis-aggressiivisiksi (no just se sun "hei, oletko ehtinyt vielä katsoa tätä" -muistutusmaili, joka oikeesti tarkoittaa "siis miten kukaan voi olla noin hidas, tsiisas"), näyttöä päivät läpeensä tuijottaviksi zombeiksi ketkä ei uskalla soittaa kenellekään (ainakaan laittamatta etukäteen viestillä kyselyä siitä, oisko hyvä aika jutella tai aloittamatta puhelua sanoilla "häiritsenkö mä?") (et sä hei varmaan häiritse, eihän kukaan vastaa puhelimeen jos se just silloin hirveesti häiritsee!), mutta lisäksi jengi ei hallitse edes simppeliä sähköpostietikettiä.

Kelatkaa, että toimistoilla vaeltaa porukkaa jotka rikkoo jatkuvasti näitä muutamaa yksinkertaista sääntöä - ja saavat vieläpä melko varmasti parempaa liksaa kuin sinä:

1. Nimen väärin kirjoittajat

Hei Merja, hei Maria, hei Marjo. En varmana vastaa sun mailiin, ellet tarjoa mulle huomattavaa palkankorotusta tai ylimääräistä lomaviikkoa heti siinä tervehdyksen alapuolella. Samaan häpeäpaaluun roikkumaan ne hyypiöt, ketkä kirjoittaa vastaanottajan nimen pienellä kirjaimella (jos on niin uuvuttavaa kirjoittaa KAIKKI nimet isolla alkukirjaimella, niin omasi voit kirjoittaa pienellä siihen loppuun - ja mun puolesta vaikka väärinkin, aika sama).

2. Pomo CC:ksi

Niin sanoinko mä siitä passiivis-aggressiivisuudesta jotain? Se on aika klassikkokamaa, että ongelmatilanteessa kiihtyvään sähköpostinvaihtoon kopioidaankin yhtäkkiä sen toisen tyypin POMO messiin. Ähäkutti, näkeepä esimieskin miten kuriton ja huono alainen sillä on, niin voi pistää sen ruotuun! 

Ennen pomon CC:ksi liittämistä voisi kokeilla radikaalia kikkaa: kun et enää vaan kestä tyyppiä kenen kanssa mailailet, eikä se tajuu mitään ja on muutenkin dorka, mitä jos kävelisitkin sen työpöydän luo ja koittaisit jubata? Siis ihan face to face. Se yleensä tepsii paremmin kun pomojen vetäminen ihan turhiin vääntöihin mukaan, niillä on kuitenkin omatkin kanat kynittävänä.

3. Muutaman hengen palaverista ilman selityksiä kieltäytyjät

Siis tää on pahin, toimistomaailman ghostaus! Uskokaa tai älkää, mä en keksi palavereita ihan huvikseni ilman hyvää syytä (koska hoidan tietysti asiat sata kertaa mieluummin, noh, mailitse) joten jos sähköpostiin kilahtaa kutsu EI SIITÄ VAAN VOI ILMAN MITÄÄN SELITYSTÄ TAI EHDOTUSTA TOISESTA AJANKOHDASTA KIELTÄYTYÄ. Eri asia on tietty ne järkyttävät, sielua vanuttavat kuudentoista tyypin ajantuhlauspalsut jossa kaikki paitsi se joka puhuu näpyttelee vaan maileja anyway.

4. Se punainen huutomerkki!!!!!

Milloin mailin saa merkata tuikitärkeäksi sillä punaisella huutomerkillä: kun joku asia on ihan oikeesti ihan sairaan akuutti, oot yrittänyt soittaa tuloksetta ja tieto on vaan pakko saada perille heti.

Milloin mailia ei saa merkata tuikitärkeäksi sillä punaisella huutomerkillä: tyyliin milloinkaan muulloin. Eikä ainakaan silloin kun asia ei oo ees kiireinen, vaan haluat huutomerkillä korostaa että vastaanottaja on mennyt sörssimään jotain pahasti. Me ollaan kaikki niin kiinni meidän sähköposteissa, että eiköhän viestisi tuu luettua joka tapauksessa muutaman tunnin sisään.

Mua alkaa aina ärsyttää kun nään kyseisen symbolin saapuvassa mailissa, ihan kun mailin lähettäjä yrittäisi kiilata kaikkien niiden mun muiden tuikitärkeiden tehtävien jonossa ilman kunnollista syytä. (Annan huutomerkin anteeksi sellaisille tyypeille, joiden inboxiin pamahtelee miljoona sähköpostia päivässä ja osa saattaa oikeasti jäädä useaksi päiväksi lukematta. Silloin on varmaan ihan hyvä että tietää vastaanottajan olevan mega busy ja huutomerkki toivottavasti erottaa tärkeämmän mailin massasta.) (Sen sijaan katson syyttävästi tuon kaltaisia työyhteisöjä, ei hyvä, soo soo.)

5. REPLY GOD DAMN ALL

Miten tää voi olla niin vaikee? Jos vaikkapa joku firman yleinen tiedotemaili on lähetetty suurelle joukolle ihmisiä ja sulla on lähettäjälle kommentoitavaa, kysyttävää, tai vaikka kissameemi --> REPLY. Ei Reply all.

+1. Joukosta tiputtajat

Tää on sen Reply all -tyypin yhtä raivostuttava vastakohta, eli tyyppi joka jatkuvasti painaa "Vastaa" eikä "Vastaa kaikille" - vaikka asia selvästi koskettaa koko tiimiä (yleensä siis pienempää porukkaa, kuin mille nää vitoskohdan tiedotteet menee). Ja sitten kaikki on ihan kujalla, lopulta samasta asiasta poukkoilee ympäriinsä kuusi eri ketjua ja kukaan ei tiedä mistään mitään.

 

*Teksti on provosoivasti kirjoitettu, enkä toivottavasti pahoittanut kenenkään mieltä (paitsi sinun joka kirjoittaa nimen aina väärin, ansaitsit sen). Haluan painottaa, että itse en koskaan syyllisty edellä mainittuihin synteihin eikä materiaalia tähän postaukseen missään nimessä ole ammennettu omasta sähköpostikäyttäytymisestäni. Etenkään kohdat 4 ja 5 eivät kosketa minua.

Työn iloa!

---

Muistathan seurailla joko FacebookinBloglovinin tai Instagramin kautta

Kommentit

Iina / Kotona Kaikkialla (Ei varmistettu) http://www.rantapallo.fi/iinamaija/

Argh jokainen pointti näistä! Varsinkin toi reply/reply all tuntuu kyllä olevan täysin mahdoton. Itse opetan yliopistolla Hollannissa, ja olen jo tottunut olemaan Lina sähköposteissa. Ailoinkin kurssit yleensä vähän vitsailemalla, että jos meinaat kysellä lisäaikaa deadlineen tai haluat infoa, joka sun pitäisi jo tietää, kannattaa ehkä aloittaa kirjoittamalla mun nimi siihen alkuun oikein. Ensimmäinen sähköposti tällä kurssilla: Hi Iiona! Siis kuka??

marjapilami
Nørrebro Summers

Hahah, joo ulkomailla asuminen tai ei-suomeksi työskentely lisää oman elementtinsä tohon nimihommaan :D 50% kerroista väärin, argh!!

Vierailija (Ei varmistettu)

Hyvä teksti, allekirjoitan noi kaikki! :D Oon huomannu saman, siis miten se on mahdollista, että melkein aina kun laitan sähköpostilla esim. reklamaation jostain tuotteesta, viestiini vastaan: "Hei Merja!". Mikä siinä on niin saakelin vaikeeta kirjoittaa lähettäjän nimi oikein!

Terveisin toinen Marja :D

marjapilami
Nørrebro Summers

Siis mikä tossa Merjassa on?! Vielä JOTENKIN (no en edes juuri mitenkään) ymmärrän sen Suomessa, mutta miksi kaikki random ulkomaalaiset Merjattelee mua harva se kuukausi? :D Ääärrr. 

P.S. Sulla on tosi kaunis nimi, onnea! :D 

marjapilami
Nørrebro Summers

Ja siis se vielä, että kun itse esim. reklamoi tai on muuten vaan ärsyttävällä asialla mailitse liikenteessä, tulee väkisinkin mieleen että onks nimen väärinkirjoitus jonkinlainen aggression ilmaisun muoto :D Sellainen subtle slap in the face, josta ei kuitenkaan ikinä voi todistaa että on tahallinen teko mutta ärsyttää varmasti. 

iidis
Varpain jaloin

Tuohon 5+1 lisäisin vielä yhden, eli ne ihmiset, jotka lähettävät sähköpostia asiasta, joka pitäisi hoitaa heti tai mieluiten eilen. Minulla on periaate, että tarkistan ja vastailen sähköposteihin kerran tai pari päivässä ja keskityn pääsääntöisesti muihin (niihin varsinaisiin) töihini, vaikka työhön liittyen sähköpostia käyttäisinkin jää saapuneet viestit ei-sähköposti aikana armotta avaamattomiksi ellei viesti liity siihen mitä juuri sillä hetkellä olen tekemässä (harvemmin liittyy). Työsähköpostia en vapaa-ajalla avaa lainkaan. Jos asia on järkyttävän kiireinen, niin eikö silloin tehokkainta olisi kävellä suoraan toisen luo face to face tai vaikka soittaa?

Ja toi nimen väärin kirjoittaminen: "Aaargh!" Pahimmillaa sekä etu että sukunimi on kirjoitettu väärin. Siitä tulee tosi arvostettu olo ja kirjoittajasta tosi fiksu vaikutelma - NOT.

marjapilami
Nørrebro Summers

Hyvä lisäys, vaikka itse kyllä tunnustan olevani aikamoinen viimehetken mailailija kröhömm :D Sun mailienlukutaktiikka on superhyvä! Mäkin manguin kuukausia sitten pomolle siitä, etten saa keskityttyä mihinkään, stressi koko ajan päällä kun joka tuutista tulee viestejä ja se ehdotti just vaan paria tsekkausta päivässä - en kylläkään oo saanut vielä tuota toteutettua.

iidis
Varpain jaloin

Kokeile ihmeessä! Se tekee ihmeitä työpäivän sujuvuuteen ja stressi vähenee. Kantapään kautta olen itsekin tämän taktiikan oppinut ;)

tyttimyohanen
Tytti-Kaarina

Ei vitsit, miten osuvia juttuja! Ei voinut kuin nauraa ääneen :D

marjapilami
Nørrebro Summers

Haha jee, joo nää on kyllä tuttuja ilmiöitä varmaan aika monelle toimisto-tms-työläiselle ;o) 

Laura / Nordic Wife (Ei varmistettu) https://nordicwife.com

No nämä kaikki niin pirusti! Lisään listalle myös ihmiset jotka jättävät vastaamatta - joko kiireiltään tai vältellessään :D

marjapilami
Nørrebro Summers

Tää todellakin kuuluu listalle - mutta jätin sen vähin äänin pois, koska on mun perisynti :D

Toimistorotta (Ei varmistettu)

Ihan erimieltä tuosta kalenteriasiasta. Itseäni risoo harva asia enemmän kuin ”aikavarkaat” jotka kuvittelevat että koko muu firma on velvollinen käyttämään aikaansa heidän ajatustensa mukaan. Mikään ei nosta verenpainetta yhtä tehokkaasti kun lause ”sulla oli perjantaina klo 16-17:30 vapaana joten buukkaasin meille siihen palaverin jossa voidaan käydä nämä mun 200 kysymystä läpi”. Se että kalenterissa ei ole varausta ei tarkoita että ei saattaisi olla silti töitä tehtävänä.

Yleisin syy miksi en palaveriin osallistu on se, että on tärkeämpiä asioita tehtävänä kun kyseisen palaverin aihe. Usein tähän liittyy myös se, että palaveri ei hyödytä niitä asioita joita minun pitäisi omassa työssäni edistää. Näitä kumpaakaan on vain ikävä sanoa toiselle suoraan, ainakaan toistuvasti (usein samat hlöt tehtailevat palaverikutsuja liukuhihnalta).

Turha palaveri itselleni on sellainen joka ei hyödytä omia tavoitteitani ja jossa minulta halutaan enemmän kuin minulle annetaan.

Jos ehdotan itselleni turhan palaverin siirtoa ”parempaan ajankohtaan” niin se ei muuta sitä että kun päästään parempaan ajankohtaan niin tulee taas olemaan firman kannalta tärkeämpää tekemistä.

Yllättävän monet tunnin tai puolentoistapalaverit olisi hoidettavissa 5-15 min keskustelulla naamatusten tai puhelimessa mutta jostain syystä tätä käytetään hyvin vähän.

Jos asia on oikeasti tärkeä, niin luulisi olevan aikaa nostaa puhelin ylös ja kilauttaa kaverille ENNEN kuin työntää väkisin kalenteriin 3h palaverin maanantai-aamulle: ”moi, tuo asia x pitäisi ratkaista koska se estää laskutuksen. Tähän tarvitaan mielestäni sinut ja Maija mukaan. Käykö sulle maananatai-aamuna joka näytti kalenterissa olevan vapaana?”.

marjapilami
Nørrebro Summers

Oon sikäli samaa mieltä, että palaverisynneistä saisi oman listauksensa! Mäkin vihaan turhia palsuja ja feidaankin niitä, jos en koe että liityn tarpeeksi asiaan / priorisoin muuta. Etenkin yli puolen tunnin mittaiset palaverit, joissa ei saavuteta mitään konkreettista on saatanasta.

Vois toki olla hyvä idea f2f kysäistä ennen kuin buukkaa ihmisen palaveriin, mutta toisaalta mun mielestä 30min täsmäpalsun voi hyvin buukata kysymättäkin. Oletan, että vastaanottaja sitten itse kertoo jos sillä ei-vaan-oo-aikaa tai jos mielestään jutun voisi kuitata viiden minsan aikana kahvikupin äärellä. Ilman selityksiä tulevat declinaukset kun tyyppi on tyyliin ainut kutsuttu, ja tietää olevansa avainhenkilö tässä asiassa, on tosi nihkeitä. 

Ei oo helppoa nykytyöelämässä navigointi ;o) 

Vierailija (Ei varmistettu)

Myos se on ihan hanurista, etta tietyt kollegat aina buukkaa naita parin hengen palavereja silloin kun mulla on kalenterissa jo muuta. Outlookissa nakee helposti onko kollega vapaana vai ei, joten en tajua miksi on pakko buukata palaveri just siihen aikaan kun on jo varattu. Sitten ma joudun olemaan se hankala tyyppi joka aina kieltaytyy. Oman lisansa tahan tuo eri aikavyohykkeilla olevat kollegat. Kerran sain Brasiliasta kutsun kolmen tunnin skypepalaveriin alkaen torstaina klo 16, aiheena "hei haluan tietaa miksi teidan tiimi tekee asiat nain eika niin kuin ne mun mielesta pitaisi tehda". Kieltaydyin kohteliaasti :)

marjapilami
Nørrebro Summers

Joo declinea vaan tiskiin tuollaisissa tilanteissa! :D Mä häippäsin eilen tunnin palaverista puolen tunnin kohdalla, kun ensin se alkoi vartin  myöhässä (koska pitihän jengin saada kahvia, käydä vessassa, rupatella jne) ja keskustelu kääntyi koko ajan uudelleen tanskaksi vaikka mä englanninkielisenä mukana. Vaikuttaa siltä että mua ei tarvita, you'll find me at my desk bye :D

Reply all, niinpä! Toisaalta järjestöhommissa mun järki on erilaisia sähköpostipäätöksiä johtaneena ihmisenä ihmiset, jotka eivät osaa tarpeen tullen käyttää sitä vastaa kaikille -toimintoa. Mikä hemmetti siinä on niin vaikeaa vastata sopivalle kombolle, oli se sitten vain se yksi tyyppi tai sitten kaikki keskusteluun osallistuvat ihmiset, jotta keskustelu rullaa ja dokumentaatio päätöksenteosta saadaan menemään sujuvasti.

Hupsis, olin niin täynnä ärsytystä että verbi unohtui lauseesta ja muoto kärsi - järki on siis mennyt ihmisiin, jotka eivät osaa käyttää sitä vastaa kaikille -toimintoa silloin, kun sitä oikeasti tarvittaisiin.

marjapilami
Nørrebro Summers

Maailmassa on nähtävästi kahden tyyppisiä ihmisiä: niitä jotka aina REPLY ALL vaikkei todellakaan pitäis ja niitä ketkä aina REPLY vaikka asia kuuluu koko tiimille. Niin ja se kolmas, joka on raivoissaan noille molemmille!! :D

Vierailija (Ei varmistettu)

Haha, täyttä asiaa - varsinkin tälleen tyypille joka naputtelee maileja 80 % työpäivästä; pääasiassa aikaerojen takia koska tykkään kyllä rupatella puhelimessa.

Meidän uusi pomo teki aloitteen että tiimiläiset alkaisi lähettää lomansa kaikille kalenterikutsuna. Noh, onneksi ei olla kuin kuuden hengen tiimi, mutta kyllä on mukava herätä kesken unien kun puhelimeen pärähtää muistutus ”Julia holiday” (näissä taitaa olla automaattisesti se 18 tunnin muistutusbufferi). Just SE juttu minkä haluan tietää kahdelta yöllä.

marjapilami
Nørrebro Summers

Nyt siis äkkiä push-ilmoitukset pois duunijutuista! :D Mulla ei tuu duunimailiin tai kalenteriin edes sitä punaista palluraa ilmoituksen merkiksi, koen senkin liian häiritsevänä/aggressiivisena kun sama puhelin kuitenkin myös henkkoht käytössä.

Ja siis MITÄH, toi on hulluin idea ikinä sun pomolta! Miksei ihmiset voi vaan laittaa lomia OOO omiin kalentereihinsa niin muut sieltä tarvittaessa näkee? Kaikkea sitä... :D

Vähän jälkijunassa kommentoin, mutta samaistun varsin hyvä kyllä kaikkeen edellä mainittuun. Itse ehkä lisäisin vielä listaan sähköpostit, joiden sisältö olisi syystä tai toisesta hyvä käydä kasvotusten. Hyvänä esimerkkinä voisin käyttää entistä työpaikkaani, jossa kollega irtisanoutui sähköpostilla ja koko keskustelu aiheen ympäriltä käytiin sähköpostilla. Jotenkin tosi absurdi ajatus, että toimiston toiselta puolelta toiselle käydään pidempikin sähköpostiketju ilman yhtäkään kasvokkaista keskustelua :D

marjapilami
Nørrebro Summers

Mitäääää, aika kiinnostava käydä tuollainen keskustelu mailitse!? Kuulostaa enemmänkin kosteiden after workien jutuilta ;o)

Mä oon duunissa aina ollut jotenkin f2f-kammoinen, mutta nyt yrittänyt aktiivisesti petrata siinä että pistäytyy kollegan pöydän äärellä ja hoitaa homman tehokkaasti maaliin vs. miljoonia maileja ja vastausten odottelua aiheesta. Baby steps :D

pieta
Ruista Ranteessa

Tuo nimi juttu!! Kuinka vaikea se on siitä mailista katsoa, että miten se nimi nyt kirjoitettiinkaan. Oikeasti, ehkä pahin moka ikinä, tällä pilaa totaalisesti vaikutelman itsestään järkevänä ja normaalina ihmisenä. Toinen mikä on ehkä eniten ärsyttävää, on ne ihmiset jotka ei laita sua CC:ksi vaikka asia koskettaa sua merkittävästi. Eikö ne vaan tajua vai onko ne omat mailit niin salaisia saatana? En voi tajuta.

marjapilami
Nørrebro Summers

No niinpä! Häpeäpaaluun tuollaiset, sanon minä!! :D

Kommentoi