15.1.2020 iidis

7+1 vinkkiä työhyvinvointiin ja tehokkuuteen

Olipa työtilanne melkeinpä mikä vain on työelämässä yhä enemmän itseohjautuvuutta, mikä ajaa meidät kaikki pohtimaan omaa työskentelytapaamme. Samat lainalaisuudet pätevät pitkälti myös opiskelussa ja opiskeluaika onkin hyvää aikaa opetella itsensä johtamista.En ole johtamisen tai ajankäytön asiantuntija, mutta vuosien varrella olen oppinut yhtä ja toista sekä siitä miten olla tehokas ja työskennellä ja elää niin, ettei pala loppuun (enää uudelleen). Tehokkuus ja työhyvinvointi ei sulje toisiaan pois. Pienillä teoilla voi helposti vähentää omaa henkistä kuormitusta ja saat työpäiviin tehokkuutta.

1. Tee tehtävälista

Asiakokonaisuudet ja työtehtävien määrä on helpompi hahmottaa, kun kaikki on kirjoitettu ylös. Samalla listan kirjaaminen vapauttaa mielessä tilaa itse työtehtäviin keskittymiseen. Itselläni on tapana kirjoittaa joka päivä lista, jossa on kaikki päivän tarpeelliset tehtävät sisältäen sekä työtehtävät että liikunnan ja mahdolliset lasten harrastukset tai viemiset ja hakemiset. Aloitan vaihdellen joko miellyttävimmästä tai aikaa vievimmästä tehtävästä, riippuen siitä milloin työskentelen. Tunnen suurta mielihyvää, kun saan ruksittua tehtäviä suoritetuksi listaltani. Jos jokin asia listalta jää tekemättä, siirrän sen seuraavaan päivään. Kannattaa myös opetellea arvioimaan tehtäviin kuluva aika ja tunnistaa omat rajansa. Eniten nautintoa tuo kokonaan valmiiksi ruksittu lista ja jatkuva tehtävien siirtäminen voi aiheuttaa lisää stressiä.

2. Tunnista milloin olet energisimmilläsi

Olemme kaikki erilaisia ja myös päivien välillä on eroja. Työskentelyyn ei ole ”one size fits all” -mallia, joten pieni itsetuntemus on paikallaan. Jos olet aamulla tehokkaimmillasi, kannattaa haastaviin tehtäviin tarttua heti aamulla ja hoitaa ne tehokkaasti pois alta energian ollessa parhaimmillaan. Silloin voit energiatasojen laskiessa nautiskella kivempien tehtävien parissa. Jos taas lähdet hitaammin liikkeelle ja energiat nousevat vähän myöhemmin, kannattaa aloittaa helpoilla rutiinitehtävillä tai mukavilla hommilla ja laskeutua päivään pehmeästi ja säästää keskittymistä (tai taistelutahtoa) vaativat tehtävät energisempään aikaan. Jos voit vaikuttaa itse omiin työaikoihisi, kannattaa mahdollisuuteen tarttua oman arjen helpotamiseksi.

3. Pilko suuret kokonaisuudet pienemmiksi tehtäviksi

Olen työskennellyt paljon isojen projektien parissa ja usein työstänyt useampaakin eri vaiheessa olevaa tehtävää samaan aikaan. Ison projektin edessä tuntee itsensä helposti hyvin pieneksi ja tehtävän laajuus tuntuu raskaana pilvenä pään päällä. Olen kuitenkin huomannut, että pilkkomalla kokonaisuudet pienemmiksi tehtäviksi, tulee isostakin möhkäleestä helposti selätetty juttu ja itsetunto kasvaa kohisten. Pitkäkin lista helppoja lyhyessä ajassa suoritettuja pikkutehtäviä on helpompi taklata kuin yksi järkälemäinen hahmoton kokonaisuus. Pienemmät tehtävät saa myös helpommin ujutettua päivien tehtävälistoihin niin, että ne todella tulee tehdyiksi. Liian suuren tehtävän tunnistaa siitä, että sen tekeminen hirvittää tai sille tuntuu olevan vaikeaa järjestää riittävästi aikaa.

4. Pilko aikataulusi

Monissa tehtävissä on deadline, mihin mennessä homman tulee olla valmiina. Pahimmassa tapauksessa tehtäviä suoritetaankin sitten paineessa viimeisenä iltana tai yönä. Sen sijaan, että jäisi odottelemaan viimehetken paniikkia, jota olen leikkisästi ”inspiraatioksikin” kuullut kutsuttavan, voi homman hoitaa vähemmällä stressillä valmiiksi jo ajoissa. Samalla kun jaat projektia pienemmiksi tehtäviksi, merkitse kalenteriin nämä pienet tehtävät. Arvioi kuinka paljon aikaa kuhunkin vaiheeseen menee ja aseta tehtävät selvästi kalenteriin. Itse suosin sitä, että teen tehtävät valmiiksi ainakin päivää ennen varsinaista deadlinea, jolloin minulla jää aikaa käydä kokonaisuus kerran läpi vielä ennen sen esittelyä. Ajan pilkkominen toimii myös silloin kun tekeillä on useampia projekteja. Päätä etukäteen kuin ka paljon aikaa kukin projekti saa päivästäsi ja edistä jokaista omalla ajallaan.

5. Keskity yhteen asiaan kerrallaan

Multitasking on mielestäni pelkkä vitsi. Asioita voi tehdä vain yhden kerrallaan. Tehtävät voivat olla hyvin lähellä toisiaan, mutta ne ovat loppujen lopuksi aina perättäin. Työskennellessäni sähköpostiohjelma on kiinni ja keskityn kulloinkin työn alla olevaan tehtävään ilman häiritseviä kilahduksia. Kun keskityn yhteen asiaan kerrallaan, saan tehtävät nopeammin valmiiksi. Jos tehtävä vaatii oikein hyvää keskittymistä, laitan myös puhelimen äänetömälle työskentelyn ajaksi. Paljastan teille salaisuuden: Työsähköpostini ei koskaan ole tukossa. Kun työskentelen on sähköposti yksi tehtävä tehtävälistallani. Käyn läpi kaikki viestit kerran aamulla ja vielä toisen kerran iltapäivällä. Kaikki sellaiset viestit, joihin vastaamiseen menee vain muutama minuutti, hoidan heti pois alta. Sellaiset viestit, joiden mukana tulee jokin isompi tehtävä saavat toisenlaisen käsittelyn. Merkitsen viestin mukana tulleen tehtävän tehtävälistaani ja sen jälkeen liputan viestin, jotta löydän sen helposti kun tehtävä on valmis. Tähän asti sähköpostilaatikkoni on ollut työpäivän päätteeksi aina siisti ja päivän tehtävät hoidettuna.

6. Anna tilaa ideoiden syntymiselle

Joskus asian pyörittely työpöydän ääressä ei auta ja ratkaisut karkaavat etsijältään. Silloin voi hyvinkin olla fiksuinta lähteä ulos ja tehdä jotain ihan muuta. Itselleni päämärätön haahuilu, leipominen ja pitkät kävelyt toimii erinomaisesti luovuuden lähteinä. Usein ratkaisu ongelmaan löytyykin vasta sitten, kun on hetkeksi irroittautunut ongelmasta tekemällä jotain ihan muuta. Monotoninen liike toimii hyvin silloin kun ajatuksia pitää järjestää järkeviksi kokonaisuuksiksi. Opiskeluaikana graduvaiheen rutiinini oli lukea ensin lähdekirjallisuutta tietyn aiheen ympäriltä, sen jälkeen suuntasin vesijuoksemaan ja altaalta kotiin päästessäni sain kirjoitettua jälleen uuden kappaleen tai luvun valmiiksi. Myöhemmin olen opetellut altaassa ulkoa tekstejä ja valmistellut presentaatioita.

7. Pidä työpisteesi siistinä

En todellakaan ole mikään kodinhengetär tai siivousintoilija, mutta työpisteeni on aina siisti. Silloin, kun minulla oli työpaikalla oma työpöytä, koristelin työpisteeni viihtyisäksi ja työn kannalta mukavan tilavaksi. Otin oppia feng shuista ja olin oikein tyytyväinen lopputulokseen. Pöydällä oli paljon tilaa työskentelylle, mutta silmiini osui päivän mittaan myös mielihyvää tuovia henkilökohtaisia tavaroita ja kuvia. Työpäivän loppuessa siivosin aina paperit ja kirjat takaisin paikoilleen ja aloitin joka päivä työt puhtaalta pöydältä käymällä läpi päivän tehtävälistan. Samaa periaatetta olen pitänyt yllä myös silloin, kun jaan työpisteen muiden kanssa. Jaetulla työpisteellä en tietenkään sisusta paikkaa henkilökohtaisilla tavaroillani, mutta aloittaessani työskentelyn otan tarvikkeet esiin omasta kaapistani ja lopettaessani pyyhin pöydän puhtaaksi muita varten. Työpisteen siistiminen auttaa toistuvna rituaalina päättämään työpäivän myös henkisesti.

+1 Muista palautuminen!

Olen huomannut olevani parempi työntekijä silloin, kun olen päässyt kunnolla irti töistä vapaa-ajalla. Vaikka työ olisi kuinka kivaa tahansa, ei ole terveellistä elää pelkkää työtä varten. Työn vastapainoksi pitää saada riittävästi palautumista. Olen oppinut, että palautuminen ei ole vain lepoa. Minulle perheen kanssa vietetty aika on tehokas ajatusten irroittaja. Lapset ja puoliso vievät mukaan omiin juttuihinsa ja työt unohtuu. Raskaan ajatustyön vastapainoksi tarvitaan jotain yhtä raskasta, mutta aivan toisenlaista toimintaa. Sohvalla makaaminen ja ruudun tuijottaminen ei saa mieltä riittävän tehokkaasti irti ajatuskeloista, sen sijaan hikoilu tanssitunnilla tai lenkkipolulla toimii paljon paremmin. Jos en pääse liikkumaan uppoudun mielelläni käsitöihin tai musiikkiin.