Näin kirjoitat viestin tuntemattomalle

Varoitus: tämä postaus sisältää ihan suoranaista saarnaamista. Ellet halua lukea sellaista, säästä silmiäsi!

Pohjustukseksi kerron, että työn puitteissa saan jonkin verran yhteydenottoja tuntemattomilta ja otan myös itse yhteyttä tuntemattomiin ihmisiin, usein erilaisten tiedustelujen ja myymisen ja ostamisen merkeissä. Yksityiselämän puolellakin tätä tapahtuu jonkin verran, tosin vähemmän, mihin vaikuttaa se, etten harrasta esim. nettikirppiksiä.

Sen perusteella, mitä olen tuntemattomien kanssa viestitellyt, täytyy sanoa, että taivaan kiitos en harrasta nettikirppiksiä! Kaikki siihen liittyvä viestittely, säätäminen ja sopiminen ajaisi minut todennäköisesti hulluuden partaalle. (Olen jo aiemmin kirjoittanut sähköisen viestinnän rajoittamisesta.)

Mistä siis on kyse? (*Saarnaaminen alkaa*) Lähestytäänpä asiaa ohjeen muodossa!

Kun otat ensimmäisen kerran yhteyttä tuntemattomaan henkilöön esimerkiksi ostaaksesi tai myydäksesi jotakin, rakenna viesti seuraavasti:

Aluksi: Tervehdi.

Ihan vain, koska se on kohteliasta ja koska sillä tavoin asiasi ei vaikuta töksähtävältä. (Jos kuitenkin jätät jonkin kohdan ohjeesta noudattamatta, jätä tämä! Siitä on sittenkin vähiten haittaa.)

Puolivälissä: Sijoita tähän viestisi varsinainen sisältö eli asia, jonka vuoksi otat yhteyttä, ja katso, että se vie tilannetta eteenpäin.

Mikä sitten vie tilannetta eteenpäin? Aloitetaanpa siitä, mikä ei vie: Älä kirjoita: Sulla oli auto/sohva/matkalaukku myytävänä. Koska mitä ihmettä siihen voi vastata? Joo. Ja kappas, näin on tuhlattu kahden viestin verran molempien aikaa!

Sen sijaan kysy, mitä sinulla on kysyttävänä, ja jos jo tiedät melko varmasti, että haluat tehdä kaupat tai tavata, ehdota ajankohtaa ja järjestelyjä. Näin viestisi vastaanottajalla on jotakin, mihin vastata, ja tilanne etenee.

Pidä myös viestiä kirjoittaessasi huoli, ettet kysy sellaista, mikä on jo kerrottu. Lue kokonaan ja sisäistä esim. ilmoitus, jonka perusteella otat yhteyttä. Toisaalta jos on kysymyksiä, joihin sinun itsesi pitäisi vastata, niin hyvä ihminen, vastaa niihin!

Vaikka tuo kysymyksiin vastaaminen tulee usein ajankohtaiseksi vasta viestittelyn edetessä ja tässä kirjoitan lähinnä siitä ensimmäisestä yhteydenotosta, niin tämän verran haluan sanoa siitäkin aiheesta: On todella turhauttavaa ajan ja merkkien tuhlausta, jos samoja kysymyksiä saa toistella monta kertaa ja toinen vastaa kolmesta kysymyksestä yhteen, jos siihenkään. Ellei johonkin kysymykseen tiedä vastausta tai sitä jää selvittämään, sekin on hyvä sanoa eikä vain jättää kysymystä roikkumaan!

Viestin lopuksi: Allekirjoita viesti omalla nimelläsi. (Saa itsensä esitellä jo alussakin, jos tahtoo, kunhan esittelee!)

Jos haluat vaikuttaa luotettavalta ja vakavastiotettavalta, kun otat toiseen henkilökohtaisesti yhteyttä, niin kehtaat kertoa oman nimesi. Kuka haluaa esimerkiksi käydä kauppaa anonyymin henkilön kanssa? Ei todellakaan herätä luottamusta, jos saa vieraasta numerosta tai sähköpostista mirtzukka975@höpöposti.com yhteydenoton, jossa toinen ei kerro nimeään.

Anonyymille toiminnalle on aikansa ja paikkansa (sanoo nainen, joka kirjoittaa blogia nimimerkillä). Se ei ole yleensä silloin, kun on tarkoitus esimerkiksi käydä kauppaa, etenkään ellei sitä käydä ihan koiranruokakupista eikä kahdesta eurosta.

Olen senkin joskus kokenut, että minulta kysyttiin nimettömällä viestillä, onko minulla tiettyä tuotetta myynnissä. Kun vastasin viestiin tiedustelemalla, kuka kysyjä on, hänestä ei kuulunut enää mitään. En voinut olla loihtimatta mielessäni kuvaa siitä, miten kyseinen henkilö olisi tullut ostamaan ko. tuotetta hupparin huppu tiiviisti päässä ja aurinkolasit silmillä…

Vielä kertauksena:

EI:
Sulla oli auto myytävänä.

KYLLÄ:
Hei,
olisin kiinnostunut sinulla myynnissä olevasta Toyota Corollasta. Onko siihen olemassa kahdet renkaat? Voisiko autoa tulla koeajamaan jo tänä iltana?
Terveisin Maija Meikäläinen

Ja ei, saarnastani huolimatta ei viestin kirjoittaminen ole ihan niin vakavaa. Kanssakäyminen voisi kuitenkin olla sujuvampaa ja elämä vähän helpompaa, jos koettaisimme ymmärtää lukemamme, miettisimme, mitä kirjoitamme, ja näin kunnioittaisimme muiden aikaa ja vaivannäköä. Ja tietysti omaammekin, sillä yhtä lailla tuhlaamme omaa aikaamme siinä, jos lähettelemme hutiloituja viestejä sinne tänne.

(Tähän voisi kirjoittaa vielä ”ugh, olen puhunut” – mutta enpä kirjoita!)

Lämpimin terveisin

Rouva R

Kuvat Pexels/CC0/Pixabay (ylempi) ja Free-Photos/CC0/Pixabay (alempi)