Saan melko usein, kuitenkin säännöllisesti, toiveita siitä, että kirjoittaisin työstäni, työarjen parhaista hetkistäni ja esimerkiksi vinkkejä työn sujuvuuteen. Koska nykytyö on usein vauhdikasta ja vaativaa, päätinkin nyt tarttua työn sujuvuus -aiheeseen ja koota blogiin vinkit työarjen helpottamiseksi.

Disclaimer heti alkuun: luvassa ei ole mitään ihmeellistä, järisyttävää eikä maata mullistavaa vaan ihan tavallisia arkisia juttuja, joilla voi helpottaa työarkea.  Ja joilla juuri minä helpotan työarkeani – pienillä teoilla on merkitystä.

Työarkeani helpottavat tekijät – tarjolla vinkkejä!

1. Allakoi, allakoi ja allakoi. Allakoi myös tyhjää tilaa, ajatustilaa ja tilaa palautua kokousten, tiimipalavereiden ja kaikenlaisten erilaisten työtehtävien välillä. Työpäivät sujuvat jouhevammin, kiire tuntuu hallittavammalta ja työn ilo pysyy mukana matkassa, kun ei ole jatkuvasti tunne siitä, että a) on väärässä paikassa väärään aikaan, b) on koko ajan kiire eikä ehdi edes hengittää tai c) sähköposteihin ei pysty vastaamaan riittävän nopeasti ja viestintäsääntöjen mukaan.

Oma pienin (kuitenkin melkein tärkein) allakkatekoni on se, että olen kalenteroinut joka ikiselle aamulle ja joka ikiselle iltapäivälle 30 minuuttia sähköposteille. Joskus, usein maanantaille, jos ei ole opetusta, jopa tunnin. Näin sähköposteja ei juuri koskaan ole jonossa tai minulle tulee tunne, etten ehdi vastailla niihin. Ehdin ihan hyvin, kun olen ottanut sille aikaa. Suosittelen!

2. Priorisoi aina, kun voit. Kuulostaa aivan liian isolta vinkiltä, mutta annankin juuri siksi muutaman esimerkin priorisoinnista. Ensinnäkin isojen kokonaisuuksien hallinta helpottuu kummasti, kun ne pilkkoo pienemmiksi, konkreettisiksi tehtäviksi. Sitten vain suorittamaan niitä järjestyksessä. Toiseksi tykkään pitää to-do-listoja, jotka tuovat selkeyttä päivään ja antavat myös onnistumisen kokemuksia, kun huomaa voivansa poistaa tehtäviä listalta.

On tässä vielä kolmaskin kohta: olen vanhemmiten ja työn tiimellyksessä oppinut – osin kantapään kautta –  että kaikki asiat eivät ole yhtä tärkeitä eikä kaikkea tarvitse tehdä kympin arvoisesti. Joskus vähempikin riittää. Sekin on priorisointia, panostaa tärkeisiin juttuihin.

3.  Muista tauot ja palautuminen. Tämä ei ole klisee vaan todellinen työarjen ja elämän pelastaja! Riittävät ja kunnolliset tauot ovat olennainen osa tehokasta työpäivää. Korona-aika opetti minulle paljon (tai kaiken) tauoista. Pienikin ajatuskatkos, happihyppely tai kahvikupillinen ilman näyttöä virkistää mieltä ja auttaa jaksamaan työpäivän loppuun. Minuutin biotauko ei ole kunnon tauko.

Taukojen lisäksi kannattaa päättää, että työpäivä loppuu tiettyyn hetkeen. Se mahdollistaa sen, että pystyy palautumaan ja seuraavakin työpäivä menee mukavasti. Ja seuraavat työvuodet… Itse suosin ulkoilua, työmatkalenkkeilyä, lounaslenkkejä, vartin lukuhetkeä sohvalla etätyöpäivänä, ja myös keittiön siivous lounaan jälkeen toimii hyvin työrupeaman katkaisijana. Palautumista edistää vapaa-ajan mukavat ei-työhön-liittyvät puuhat.

4. Panosta työrauhaan ja pyri hallitsemaan keskeytyksiä. Keskittymistä vaativissa tehtävissä on ratkaisevaa, että saa työskennellä rauhassa. Silloin suljen tarpeettomat kilahtelut ja sähköposti-ilmoitukset – sähköposteillehan on omat hetkensä päivän alussa ja lopussa. Kun saan rauhassa tarkastaa tehtäviä, suunnitella opetusta, laatia hankesuunnitelmaa tai tehdä muuta paljon ajatustyötä vaativaa työtä, en poukkoile asiasta toiseen, vaan pystyn uppoutumaan kunnolla yhteen asiaan kerrallaan. Keskeytysten minimoiminen parantaa paitsi tehokkuutta myös työn mielekkyyttä. Opetuspäivät ovat ainutlaatuisia ja tekevät mielelle hyvää monesta syystä, yksi niistä on se, ettei niissä ehdi pohtia juurikaan muuta kuin opetuksen läpivientiä.

5. Soittele. Olen siitä vanhanaikainen (?) ihminen, että soittelen mieluusti. Koen, että soittamalla pystyy ratkaisemaan asioita paljon jouhevammin kuin esimerkiksi sähköpostilla tai Teams-viestillä. Joskus muutamia vuosia sitten vähän vieroksuin tätä tapaa tai koin sen vähintäänkin oudoksi, mutta nykyään soittelen mielelläni niin kollegoille, ystäville kuin puolisollekin.  Etenkin kollegoille, jos minulle tulee jokin tärkeä työasia mieleen. Kollegakontaktit tuovat arkeen mukavaa ajatustenvaihtoa ja hyvin usein mielettömän hyvät naurut!

Tähän on tultu.

Minna

Kuvat: Jenna Westerlund